Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов [c.239]
Работа исполнителей с документами [c.67]
Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и материалами [c.261]
Основные факторы, от которых зависит эффективность труда работников делопроизводства,— их квалификационная подготовка, правильное распределение труда между исполнителями и рациональная организация работы их с документами. [c.28]
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях, то появляется возможность использовать ее для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса, вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. [c.206]
О делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек [c.17]
Оценка качества строительно-монтажных работ при приемке их от исполнителей проводится следующим образом на отлично оцениваются работы, выполненные с особой тщательностью, мастерством и техническими показателями, превосходящими показатели, требуемые нормативными документами и стандартами, или когда улучшены предусмотренные проектом эксплуатационные показатели объектов без увеличения сметной стоимости соответствующих видов работ на хорошо оцениваются работы, выполненные в полном соответствии с проектом, нормативными документами и стандартами, а на удовлетворительно — работы, выполненные с незначительными отклонениями от технической документации, согласованными с проектной организацией и заказчиком, без снижения показателей надежности, прочности, устойчивости, долговечности, внешнего вида и эксплуатационных качеств законченного строительства объекта. [c.314]
Работа производится Исполнителем с использованием первичных документов. Исполнитель не несет ответственности за достоверность предоставляемых ему Заказчиком первичных документов или иной информации. [c.80]
Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге. [c.130]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Правила документооборота. Правила документооборота регулируются графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов (см. п. 6.4). [c.205]
Отметка о контроле делается на одном уровне с заголовком к тексту и резолюцией. Выделенное место отмечается уголками . Его размер 18 х 18 мм. Такое расположение реквизита экономит время секретаря, исполнителя и руководителя организации при работе с документами. [c.98]
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами. [c.241]
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. [c.245]
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. [c.245]
Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью На подпись , К докладу , Срочно и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией (см. п. 9.8). [c.271]
Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. [c.152]
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. работа с документами их непосредственных исполнителей. [c.160]
Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базу данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи. [c.248]
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Карточка содержит следующие части а) исходные сведения о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности дата печатания вид и краткое содержание подразделение и фамилия исполнителя номер носителя, с которого печатался проект документа и др.), б) рабочие сведения о документе (росписи за уничтожение черновика и дата дата выдачи количество листов, экземпляров кому выдан и др.), в) отметки об отправлении и возврате документа, г) отметки о передаче документа на другие участки службы КД или движении документа, д) отметки о подшивке документа вдело или взятии его на инвентарный учет, е) отметки об уничтожении документа. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, который имеет следующие графы учетный номер и гриф конфиденциальности подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата примечание. [c.258]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [c.58]
Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, он выносится на утверждение на следующем заседании. [c.159]
Четвертый раздел Положения Права содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). [c.205]
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. [c.228]
Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают на работу с документами до 20% рабочего времени. Существуют различные способы сокращать время работы с документами сокращение избыточной информации, ограничение объема документов, поступающих к руководителю, делегирование полномочий и передача права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Подпись руководителя должна ставиться на наиболее важных документах. [c.165]
Особое внимание уделяется тщательному формулированию целей проекта, представляющих собой характеристики конечного результата, а также ограничению во времени и по ресурсам для осуществления проекта. Необходимо постоянно уточнять цель проекта в ходе выполнения работ с учетом новых требований и новых достижений науки и техники. Наряду с этим текущее уточнение целей происходит на основе сравнения альтернативных путей их достижения. Следовательно, цель проекта становится более конкретной для каждого этапа его осуществления. Определение структуры целей, их дезинтеграция служат основой для планирования работ по объемам, времени, исполнителям. С учетом этого и подготавливаются планирующие документы перечни операций, описание операций, календарные планы-графики, планы ресурсов, бюджеты. [c.286]
В этом случае скорость информационно-документационного обеспечения управления повышается, отсюда повышается и оперативность принятия решений, а руководитель освобождается от массы рутинной работы, связанной с наложением резолюций на документы, исполнители которых очевидны. [c.59]
Выполнение широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, требует больших затрат времени и труда. Механизации этих работ начали уделять серьезное внимание сравнительно недавно. Однако в настоящее время номенклатура этой группы средств механизации непрерывно расширяется. Повсеместное внедрение их в работу органов управления сокращает время обработки документов, ускоряет их движение и доведение до исполнителей, приводит к сокращению сроков исполнения, обеспечивает постоянный и действенный контроль исполнения, быстрое получение точных справок по документам и их сохранность. [c.333]
Регламентирование работы специалиста предусматривает схему его связей с другими подразделениями и исполнителями, состав документов, с которыми он работает, и систему индивидуальных пятилетних, годовых и месячных планов. [c.153]
Такое незаконное изъятие из дел отдельных документов ведет к обесценению текущего архива и архива учреждения и затрудняет работу с документами. Поскольку, как правило, исполнители изымают наиболее существенные и важные документы, из состава текущего архива выпадают ценные звенья, без которых трудно установить связь между документами. V [c.137]
Основные процессы работы с документами и их механизация. Механизацию управленческого труда и административной документации в советских учреждениях следует рассматривать как комплексную задачу. При решении ее нужно исходить из наиболее четкой структуры аппарата, когда исключаются лишние, ненужные звенья. Должны быть определены содержание и организационные формы работы на каждом отдельном участке и каждый исполнитель должен четко знать свои права и обязанности. [c.164]
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем [c.275]
Наименование показателя Количественное значение, % Операция работы с документами и должность лица, обеспечивающего ее выполнение Значение экономии времени, мин Заработная плата исполнителя, коп / мин Экономия зарабртной платы на операции в результате [c.160]
Секретари выполняют и другие обязанности стенографируют, ведут протоколы, переписывают, на машинке, принимают и передают телефонограммы, обслуживают связью по телефону, выполняют различные поручения. Такая загрузка секретарей, наряду с недостаточно удовлетворительной подготовкой и не всегда высокой квалификацией, приводит к тому, что им не поручают одну из основых работ — документирование. Составляют документы, даже самые простые, обычно ответственные исполнители или руководители. Все это, конечно, нельзя признать нормальным1. [c.26]
В отличие от листов книги, заранее сброшюрованных, когда, например, неизбежна хронологическая последовательность записей, карточки можно расставить в картотеке не только в хронологическом порядке. Их можно сгруппировать и расположить по другим, весьма существенным в справочной и контрольной работе с документами, признакам — по содержанию, корреспондентам, авторам, исполнителям, стадиям и срокам исполнения, индексам, разновидностям и т. д., чего, в журнале сделать нельзя. Хотя подвижность карточек несколько увеличивает возможность их утраты или застановки (когда карточку по ошибке не ставят на место), карточные формы регистрации получили самое широкое применение в практике административного делопроизводства. [c.65]
Смотреть страницы где упоминается термин Работа исполнителей с документами
: [c.210] [c.54] [c.112] [c.112] [c.150] [c.62] [c.134]Смотреть главы в:
Как организовать делопроизводство на предприятии -> Работа исполнителей с документами