Делопроизводственное обслуживание в учреждениях осуществляет специальное структурное подразделение — канцелярия, в небольших учреждениях — секретарь. Функции, структура и порядок деятельности канцелярии определяются положением о ней, В функции канцелярии вне зависимости от специфики и масштаба деятельности учреждения входят прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование, печатание и размножение документов, контроль за своевременным их исполнением, формирование дел и сдача их в архив, хранение и организация использования документов в делопроизводстве, разработка инструктивных и методических пособий по организации делопроизводства, методическое руководство секретарями структурных, подразделений, повышение квалификации делопроизводственного персонала, контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях Важной задачей канцелярии является освобождение руководителей и специалистов от выполнения функций по делопроизводственному обслуживанию. [c.78]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного [c.9]
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики контроль за соблюдением стандартов на документы экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям регистрацию документов и учетно-справочную работу контроль исполнения документов формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования оформление, издание и рассылку документов машинописное изготовление, копирование и размножение документов организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. [c.62]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации. [c.51]
Раздел Оперативное хранение документов содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел. [c.211]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
Основные технические обязанности по делопроизводственному -обслуживанию выполняют секретари. Должностная инструкция секретаря включает как документное, так и бездокументное обеспечение работы учреждения (структурного подразделения). Вне зависимости от специфики учреждения в обязанности секретаря входят выполнение заданий и поручений руководства, прием и регистрация документов, наблюдение за своевременным возвращением корреспонденции исполнителями, оформление и хранение документов, составление номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их к сдаче в архив учреждения, печатание срочных небольших по [c.81]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [c.161]
Следовательно, технологический процесс формирования конфиденциальных документов в дела, оформления, хранения и использования дел предназначен для решения не только общеизвестных делопроизводственных задач, но и (дополнительно) комплекса задач обеспечения противодействия тем угрозам, которые могут возникнуть в ходе хранения дел и работы с ними персонала службы КД и структурных подразделений фирмы. Основу рассмотренного технологического процесса составляют строгая регламентация всех выполняемых процедур и операций, постоянный контроль за сохранностью дел, документов и баз данных, жесткое соблюдение разрешительной системы доступа к делам. [c.278]
В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др. [c.349]
Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве. [c.352]
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа- [c.253]
Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив. Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет. Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. < [c.202]
Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано когда, кому и на какой срок выдан документ. [c.164]
В ходе осуществления возложенных на него документаци-онных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц), передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить проверки состояния делопроизводства в струк- [c.157]
Смотреть страницы где упоминается термин Формирование дел и хранение документов в структурных подразделениях
: [c.80] [c.66] [c.157]Смотреть главы в:
Управленческая документация -> Формирование дел и хранение документов в структурных подразделениях