В делопроизводстве применяются и другие способы регистрации служебных документов, из которых одни представляют своеобразные варианты книжных форм регистрации, другие — карточных. Одни способы примыкают к индивидуальным системам регистрации на карточках, другие—к групповым. Эти гибридные способы регистрации получили значительное распространение. Шире всех применяют такие способы 1) контрольных талонов , 2) отрывных ( свободных ) листов, 3) реестров,, 4) дежурных листов и некоторые другие. [c.69]
Рассмотрение различных систем учет (регистрации) служебных документов показывает, что выбор системы регистрации зависит от тех задач, которые она призвана решать. [c.70]
РЕГИСТРАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.275]
КАНЦЕЛЯРИЯ — самостоятельное структурное подразделение организации, подчиняющееся, как правило, директору. Главная задача К. — организация и руководство службой делопроизводства. Основные функции К. обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению, осуществление контроля за сроками исполнения документов, организация работы по регистрации, учету и хранению документов, разработка номенклатурных дел и подготовка материалов к своевременной сдаче в архив, печатание и размножение служебных документов, компьютеризация делопроизводства, участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов и др. [c.116]
При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленные законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы на выдачу (получение) и регистрацию служебного, заграничного паспорта, виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При отсутствии документов расходы по найму жилого помещения освобождаются от налогообложения в пределах норм. [c.180]
Делопроизводственные процессы (операции) можно условно разделить на две основные части. Это документирование (составление и оформление служебных документов) и документооборот (организация работы с документами прием, регистрация, контроль, отправка, хранение, сдача в архив). [c.138]
Знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению. [c.16]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
Справочный аппарат к служебным документам. Способ классификации документов в учреждении по определенному признаку называется справочным аппаратом. Основу справочного аппарата к служебным документам составляет картотека, куда они попадают после регистрации и систематизации. [c.92]
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Работа с документами — это составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов. [c.532]
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании [c.103]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60 % рабочего времени. [c.121]
Существующие нормативные документы, положения и стандарты в большей мере ориентированы на техническую сторону документирования. Системы документирования ограничены верхним уровнем управления и не охватывают всю государственную систему документирования в целом. Они изолированы друг от друга, центральные и республиканские системы не стыкуются. Не разработаны системы документирования для объединений, предприятий, организаций и учреждений, нет для них и единых форм документов. Не создан общесоюзный нормативный акт, регламентирующий учет и контроль служебных документов. Учетно-контрольные системы действуют разобщенно. Системы АСУ-контроль не обеспечивают автоматическую регистрацию документов. В стране более 5000 вычислительных центров, но разработчики автоматизированных систем управления действуют в отрыве от служб документации предприятий и учреждений, что привело к параллельному развитию в стране двух документальных систем на бумажной и электронной основе. [c.368]
Служба документационного обеспечения управления осуществляет следующие операции контроль за соблюдением стандартов на документы экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям регистрацию документов и учетно-справочную работу контроль за исполнением документов формирование, оформление, хранение и использование дел оформление и выпуск распорядительной доку-4 ментации учреждения машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. [c.100]
Факсимильная служба общего пользования, предназначенная для передачи сообщений между абонентскими терминалами — факсимильными аппаратами. Эта служба подразделяется на четыре группы, различающиеся технологией сжатия данных, а следовательно, временем передачи одной страницы (1-10 мин). Информация может передаваться по цифровой сети. Терминалы службы автоматически выполняют функции установления соединений, передачи, приема и регистрации сообщений, идентификации правильности установления соединения, проставления оттиска штампа на оригинале и копии документа, регистрации служебной информации на контрольной ленте (операционный журнал), а также накопления в запоминающем устройстве некоторого объема передаваемых и принятых сообщений [c.196]
Используя единую форму регистрационной карточки и специальную коллекцию документации, зарегистрируйте в соответствии с установленным порядком регистрации три служебных документа входящий, исходящий и внутренний. [c.155]
Сбор с владельцев собак уплачивают физические лица, имеющие в городах собак (кроме служебных), в размере, не превышающем l/j установленного законом МРОТ в год. От уплаты сбора освобождаются владельцы служебных собак (основанием для Освобождения от уплаты этого сбора владельца служебной собаки является документ, подтверждающий необходимость ее содержания и использование в служебных целях). Ставки сбора устанавливаются решениями районных и городских органов государственной власти. Граждане, имеющие собак, обязаны зарегистрировать их в органах коммунального хозяйства. Регистрация собак и взимание сбора с их владельцев возлагаются на органы коммунального хозяйства. В случае уклонения владельцев собак от уплаты указанного сбора они привлекаются к административной ответственности в виде штрафа. Налоговые органы осуществляют контроль за своевременностью и полнотой уплаты плательщиками сбора с владельцев собак при проверке деятельности коммунальных служб. [c.388]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [c.58]
Оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника. Составление описи документов, находящихся в личном деле. Нумерация, регистрация (форма № 3, приложение 2) и помещение личного дела в сейф. Составление отчета о приеме на работу. Ознакомление работника с правилами трудового распорядка. Заполнение контрольного листка по технике безопасности. [c.423]
Принцип регистрации предложений, жалоб, заявлений аналогичен принципу работы со служебными документами. Регистрации подлежат все поступающие предложения, жалобы и заявления, но особенностью индексации здесь является то, что к индексу дополняется первая буква фамилии автора документа (например, жалобу Е. Н. Пузановой под № 83 записывают таким образом П-83). [c.102]
Все служебные документы формата А4 должны имет > заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа (в одной фразе должно быть отражено рснрвное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа (не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками испрл-нения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела. [c.526]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]
В первых шести тематических разделах ЕГСД рассмотрены требования к подготовке служебных документов, организации документооборота, регистрации документов, к контролю их исполнения, группировке документов в дела и подготовке их к сдаче в архив учреждения, (см. об этом предыдущие главы настоящего учебника). Самостоятельные разделы ЕГСД посвящены организации труда работников делопроизводства и механизации делопроизводственных процессов. [c.76]
Инструкция по делопроизводству вслед за ЕГСД является основным нормативным актом. Она устанавливает общие принципы организации делопроизводства в учреждении, определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к подготовке служебных документов, порядок приема и отправ.ки корреспонденции, регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов, формирования и оформления дел, подготовки их для сдачи в архив учреждения. [c.77]
Из прилагаемых карточек видно, что т. Фотиева тоже начала, подобно т. Ульрих, от себя переделывать карточку. Этого я абсолютно не допускаю. Изменения карточки вправе предписать и разрешить только замы, за их совместной подписью 1. В. И. Ленин требовал ведения учета (регистрации) всех служебных документов и отдельно писем и жалоб граждан. Все бумаги, присылаемые мне из Цека, записывать в особой книге самым кратким образом, с тем чтобы запись была бы телеграфным стилем не больше трех строк 2. [c.6]
Прокуратурой возбуждено уголовное дело в отношении директора ЗАО Панорама Иванова Г. Ш. В ходе расследования установлено, что Иванов Г. Ш., вступив в преступный сговор с гр. Петровым А. Ш. с целью хищения обыкновенных акций ОАО Метиз , держателем реестра которого являлся филиал ЗАО Панорама , в количестве 2856 штук, принадлежащих ЗАО Прана , организовал оформление подложных документов, в том числе передаточного распоряжения, и передачу указанного пакета акций другим лицам. Используя свое служебное положение, Иванов Г. Ш. провел регистрацию заведомо подложных документов в реестре акционеров ОАО Метиз , принадлежащих ЗАО Прана . Как установлено в ходе предварительного следствия, совершение данного преступления явилось следствием несоблюдения реестродержателем действующего законодательства о рынке ценных бумаг. Так, в нарушение п. 3 Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг , утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 02.10.97 № 27, не оформлялись анкеты зарегистрированных лиц. Не соблюдались требования п. 5.2.2 данного Положения об обязательной регистрации всех поступающих документов, связанных с реестром, в журнале входящих документов. В нарушение п. 7.3 указанного Положения передаточные распоряжения принимались также по факсу. В филиале не соблюдалось требование п. 5 Положения, обязывающего регистратора ежедневно осуществлять сверку движения по лицевым счетам. В адрес председателя Московского регионального отделения ФКЦБ России органами следствия внесено представление об устранении нарушения законодательства о рынке ценных бумаг филиалом ЗАО Панорама . Филиал был ликвидирован. [c.108]
Подразделение по учету и регист рации корреспонденции осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, готовит документы к докладу руководству учреждения оформляет и рассылает распорядительные документы ведет учет документов для служебного пользования проверяет правильность составления, оформления и качество документов, представляемых на подпись руководству учреждения составляет номенклатуру дел канцелярии, подготавливает дела к сдаче в архив. [c.23]
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистраци-онных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. [c.53]