ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.365]
При заполнении номенклатуры следует учитывать, что графа третья заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей отдельных дел. В графе четвертой указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с ведомственным или типовым перечнем документальных мате-риа"лов. В графе пятой проставляют отметки о передаче дел в архив учреждения, о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах-—судебных, арбитражных и др., начатых в текущем году и требующих продления их на следующий год. [c.64]
В соответствии с положением об экспертной комиссии она следит за систематическим проведением экспертизы в учреждении, за своевременностью передачи дел в архив учреждения и за уничтожением документов с истекшими сроками хранения. [c.71]
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив. [c.258]
В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другое учреждение для продолжения и т. п. [c.333]
Правилами работы ведомственных и государственных архивов установлено, что передача дел в архив осуществляется через год после завершения их функционирования в текущем, оперативном делопроизводстве. Если какие-либо дела еще необходимы предприятию для работы, то их в этом случае следует оформлять как переданные во временное пользование, о чем составляется специальный акт. Дела постоянного срока хранения для передачи их в архив учреждения оформляются следующим образом все листы в делах нумеруются, составляется заверительный лист, внутренняя опись содержащихся в деле документов, дела подшиваются и переплетаются. В делах временных сроков хранения листы не нумеруются, дела не подшиваются и не переплетаются. [c.118]
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. [c.316]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. При первой передаче дел в государственный архив составляют заглавный лист описи (приложение 26), на котором в хронологической последовательности перечисляют все изменения в названии учреждения с указанием их дат. После заглавного листа помещают оглавление описи с обозначением годовых разделов, структурных подразделений и указанием соответствующих листов описи, на которых они размещены. [c.206]
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в бухгалтерии и хранятся в ней до передачи в архив учреждения. Сохранность бухгалтерских документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер. [c.163]
Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях. Документы, сгруппированные в дела, хранятся в запирающихся шкафах или сейфах. Существует ряд способов хранения дел.. Наиболее простым и распространенным является вертикальный способ, при котором дела Стоят на полках шкафа. На корешке каждого дела ука- [c.66]
Функции группы (отдела писем) прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан подготовка и передача на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства передача предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб формирование дел с предложениями, заявлениями и жалобами и передача их в архив анализ и обобщение результатов исполнения пред- [c.98]
При подготовке дел к формированию и последующей передаче для комплектования в архив учреждения необходимо учитывать, что группировка документов текущего делопроизводства в дела должна осуществляться в полном соответствии с номенклатурой дел. Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники необходимо отделить от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью учреждения, — от этих же ОРД, присланных для сведения. В дела следует включать по одному экземпляру документа в пределах делопроизводственного года, который,, как правило, должен совпадать с календарным. [c.117]
Опись дел бухгалтерии подписывает составитель с указанием должности. Она согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается главным бухгалтером. Если бухгалтерия — крупное подразделение и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись рассматривается и одобряется ЭК до ее утверждения руководством. Опись дел бухгалтерии должна быть составлена в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах бухгалтерии. Второй предназначен для передачи в архив учреждения вместе с делами. Третий подшивается к протоколу ЭК. [c.211]
Дело считается заведенным после включения в него первого исполненного документа. С момента заведения и до передачи в архив учреждения дела хранятся в канцелярии и в структурных подразделениях. Дела должны храниться в запирающихся шкафах или сейфах так, чтобы была обеспечена не только полная их сохранность, но и возможность быстрого поиска. Располагаются дела [c.163]
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например, годовой раздел описи на дела, образовавшие- [c.360]
Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях 2. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения 3. Для чего нужна карточка-заместитель дела 4. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив 5. Какие сроки установлены для хранения документов в архивах учреждений, организаций и предприятий до передачи на хранение в государственные архивы [c.367]
В период подготовки дел архива учреждения к передаче их на государственное хранение архив должен провести проверку наличия дел. Государственный архив проводит перед этим контрольное обследование состояния дел, проверяет их сохранность и качество обработки. При этом учреждение или предприятие обязано устранить выявленные при таком обследовании недостатки. [c.121]
Необходимость изучения делопроизводства и ответственность за несоблюдение требований нормативных актов по делопроизводству. Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием "делопроизводство". Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. [c.3]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [c.316]
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия). [c.342]
Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, "Основные правила работы ведомственных архивов" разрешают хранение дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях". Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. [c.167]
Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения. [c.8]
При передаче дел в архив на обложке указываются индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов и срок хранения. На обложке указываются также полное наименование учреждения, предприятия, официально установленное сокращенное наименование вышестоящей организации (например — Минпри-бор), полное наименование структурного подразделения, Где сформировалось дело. В составе заголовка (в конечной части) указывается копийность документов или подлинность. [c.118]
Итак, сроки хранения первичных документов у их владельцев до передачи документов в архив — одна из существенных их характеристик. Названные процедуры регламентируются различными нормативными актами. Например, согласно пункту 8 статьи 23 НК РФ необходимо в течение трех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и прочих документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Другие общие положения содержит ФЗБУ согласно пунктам 1 и 2 статьи 17 организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее -пяти лет рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Правила организации государственного архивного дела, хотя и несколько устаревшие, детализируют указанные положения. Ниже приводятся отрывки из Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения , утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г. [c.347]
Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела , а мэр Москвы издал распоряжение Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу . Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий) до 35 минимальных окладов — за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установлен- [c.8]
В соответствии с Единой государственной системой доку-ментационного обеспечения управления архив учреждения, предприятия готовит и согласовывает с архивным учреждением дня передачи дел на государственное хранение описи на дела постоянного срока хранения (очередной годовой раздел). [c.121]