ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы). [c.58]
Расположение основных реквизитов документа приведено на рис. 6. Ниже рассматриваются состав и правила оформления реквизитов, которые чаще всего используются при оформлении управленческих документов. [c.38]
Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов — обязательных элементов его содержания, например, наименование вида документа, сведения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т. п. Состав и требования к оформлению реквизитов документов регламентированы ГОСТом Р6.30-2003 (подробнее см. далее). [c.31]
Нетрудно видеть, что подготовка любого распорядительного документа заключается прежде всего в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данном пособии уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается большим числом иллюстраций, образцов и реальных примеров приказов, постановлений, решений, указаний и распоряжений по основной деятельности организации. [c.3]
Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений актов, протоколов и др.). [c.3]
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. [c.54]
Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9-ст внесено изменение № 1 в ГОСТ Р 6.130-97 изменено название 29-го реквизита, введены новые правила оформления даты в документах и т. д. [c.58]
Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]
В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре до- кумента. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К Общему учреждению приложены четыре формы переписки , служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом. [c.34]
В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов. [c.35]
Правила оформления отдельных реквизитов документов [c.67]
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему [c.89]
Должностные обязанности. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и [c.44]
Действительно резкое изменение сложившихся в организациях форм документов и правил их оформления может отрицательно сказаться на их деятельности, поскольку эти изменения связаны с психологической перестройкой большого количества людей. Поэтому при стандартизации документов должны проводиться только самые необходимые изменения с максимальным сохранением традиционных форм и методов, если, разумеется, они не наносят прямого экономического ущерба. Трудности при стандартизации документов заключаются в том, что они имеют слишком много разнообразных форм и правил оформления отдельных реквизитов и документов, особенно организационно-распорядительных, и сохранить их все просто невозможно. Поэтому при стандартизации сначала вносятся небольшие изменения в традиционно применяемые документы, а затем более радикальные. Такое поэтапное совершенствование стандартов должно проводиться с учетом сложившихся уже традиций, приводя к постепенному изменению требований к документам. [c.51]
Все формы документов имеют единую структуру расположения не только основных реквизитов, но и табличной части, что упрощает ввод в ЭВМ содержащихся в них данных. Применение стандартных форматов и указание на чертежах макетов бланков основных размеров формы создают условия для эффективного использования средств оргтехники при изготовлении и обработке документов. Этому же способствует включение в состав РТМ 26-157-73 единых правил оформления основных реквизитов. В отрасли четко поставлена система ведения унифицированных документов (которая автоматизируется), позволяющая оперативно вносить изменения в формы документов и развивать систему документации. [c.101]
Требования к оформлению реквизитов. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Общества обязаны соблюдать правила оформления ниже изложенных реквизитов [c.31]
Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. [c.12]
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ —письменные доказательства совершения хозяйственных операций или права на их совершение, необходимые для ведения бухгалтерского учета. Являются единственным основанием бухгалтерских записей. По своему назначению Б. д. подразделяются на распорядительные — содержащие распоряжения о производстве операций оправдательные— оформляющие уже совершенные операции документы бухгалтерского оформления — составляемые по данным текущего бухгалтерского учета (ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции и т. п.) комбинированные — включающие различные признаки указанных выше видов документов. По порядку составления различают первичные Б. д. — непосредственно оформляющие хозяйственные операции и сводные — составляемые на основе первичных, Б. д. оформляются в соответствии с требованиями Положения о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций, утвержденного НКФ СССР 25 янв. 1946 г. Все реквизиты документа должны обязательно заполняться. Содержание и формы Б. д. зависят от характера документируемых операций. Для оформления однородных операций на различных предприятиях разработаны унифицированные типовые формы Б. д. (напр., кассовые ордера, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.). Упрощение и сокращение первичной документации является одним из средств экономии материальных и трудовых затрат в народном х-ве. [c.161]
Кодирование реквизитов, как правило, осуществляется непосредственно в первичных документах в процессе их создания и оформления. Оно должно производиться лицами, которые отвечают за заполнение самих реквизитов документа. Так, если начальник цеха или мастер отражает в наряде характеристику выполняемой работы, то он же должен в нем проставлять и направление затрат, на которые необходимо отнести начисленную за выполненную работу зарплату. [c.58]
ГОСТ 6.38—72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов. [c.196]
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для издания приказа. Оформляют приказы, как правило, на бланках формата А4 с угловым или продольным расположением реквизитов штампа бланка. Оформление реквизитов приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38—72 и 6.39—72. Образцы оформления приказов по личному составу приведены на с. 303—304. [c.303]
Машинописное изготовление традиционных управленческих документов гораздо более трудоемко, чем печатание сплошного текста. Особенности расположения и сложившиеся правила оформления отдельных реквизитов (адресата, отметок о приложении, подписи) и заголовков внутри текста требуют дополнительных затрат на изменение интервалов между строками, на большие (часто различные) отступы от левого поля, на центровку относительно вертикальной оси листа бумаги, на подчеркивание отдельных слов. Те же операции выполняются на пишущих автоматах с такими же затратами времени при первой, а в ряде случаев и при повторных перепечатках, например, при переходе с автоматического на ручной режим работы для изменения машинописного интервала. Это особенно нежелательно в случаях, когда одновременно с документом пишущий автомат готовит и машинный носитель с данными для непосредственного ввода в ЭВМ. [c.16]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги, на котором создается документ. Постоянные реквизиты документа, включаемые в бланк, должны удобно читаться и размещаться так, чтобы оставить достаточно места для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств. Интервалы печати должны не затруднять восприятие документа, а их значение следует устанавливать в результате компромисса между стремлением к экономии бумаги, с одной стороны, и росту скорости чтения документов - с другой. При автоматическом считывании данных интервалы печати должны содействовать росту экономичности и надежности читающих автоматов. [c.27]
Общие правила оформления многострочных реквизитов, наносимых печатающими устройств а-м и. Значительная часть реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, состоит из нескольких строк (адресат, грифы утверждения и согласования и др.). При изготовлении документов с помощью печатающих устройств производительность нанесения таких реквизитов изменяется в зависимости от длины их строки, так как при работе на пишущих машинах перевод строки требует затрат времени, а производительность АЦПУ ЭВМ прямо зависит от числа строк. Кроме того, производительность пишущих машин зависит от изменения интервалов между строками реквизита и от сочетаний прописных и строчных букв. [c.87]
Правила оформления документов предусматривают точное указание каждого реквизита в служебном документе. [c.10]
Специальное внимание в нормативе уделяется порядку разработки стандартных бланков, вариантам продольного и углового расположения реквизитов заголовочной части, указанию места издания документа. В данных Методических указаниях уточняются правила оформления докумен- [c.179]
Правила оформления документов установлены положением О документах и документообороте в бухгалтерском учете , утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. В первичных документах, служащих основанием для бухгалтерских записей, должны быть указаны следующие реквизиты а) наименование документа б) дата его составления [c.30]
Положением о документах и записях в бухгалтерском учете установлены единые правила их оформления. В соответствии с этим положением документы должны составляться в день совершения операций и содержать все необходимые реквизиты для осуществления хозяйственных операций. Записи в документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или при помощи пишущих машинок и средств вычислительной техники. Они должны быть написаны четко, ясно, без помарок. Положением установлен также порядок оформления документов, обрабатываемых при помощи средств вычислительной техники. В этом случае наряду с текстом указываются коды учетных номенклатур. Перфокарты или перфоленты должны содержать все реквизиты документов, предназначенные для оформления конкретной хозяйственной операции. [c.160]
Необходимые показатели, подтверждающие правильность и законность совершаемой хозяйственной операции, называются реквизитами документа. Для каждого документа, как правило, устанавливается минимальное количество реквизитов, поэтому все они должны быть заполнены правильно, иначе документ теряет доказательную (юридическую) силу и не принимается к учету. Очень важное значение имеет также своевременность оформления хозяйственных операций соответствующими первичными документами. [c.18]
Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты (см. Реквизиты документов). Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом, или при помощи пишущих машин и средств механизации. Кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций. Записи в них производятся четко и ясно, только чернилами. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка. [c.36]
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. рис. 1). Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются структуры и формы изложения текста. [c.25]
СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - установление формы и правил оформления различных документов, необходимое условие научной организации труда в сфере управления. С. определяет оптимальное расположение на бланке всех элементов документа с учетом удобства их расположения, последующего составления и обработки. Даются точные указания реквизитов учреждений и другие данные. Все данные размещаются на одном и том же месте, что облегчает и упрощает восприятие информации. Государственные стандарты на документы являются одним из условий разработки информационной базы АСУ. Все организационно-распорядительные документы изготовляются, на бумаге стандартных форматов наиболее часто употребляются форматы А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Разработка единых (типовых и стандартных) форм документов осуществляется в СССР в централизованном порядке ЦСУ СССР. Отдельные формы утверждаются соответствующими министерствами и ведомствами. Унификация и С.д. имеют важное значениедля сокращения и упрощения учетной работы, организации механизированного учета, снижения расходов на изготовление документов. [c.187]
Документ предельно упрощается и в пределах стандартной формы и размера разделяется на заголовок, таблицу и послетабличную часть. Если документ используется для ввода данных в ЭВМ, то реквизиты, переносимые на машинный носитель, концентрируются в одной части и обводятся утолщенной линией. На каждый документ составляется инструкция по оформлению. В её содержании отражены назначение документа, обозначение его чертежа, общие положения, правила оформления, маршрут движения, хранение, порядок внесения изменений и дополнений [9.С.112]. [c.148]
Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД, например вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной частей документа и т. д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов. [c.416]
Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу использования печатей с государственным гербом1. Боль-,шое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. О форме бланков государственных учреждений , в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.2 [c.37]
Практическое значение для работников транспортно-экспе-диторских организаций имеет должное представление о правах и обязанностях продавца и покупателя по контракту купли-продажи, поскольку их деятельность непосредственно относится к оформлению транспортных документов при отгрузке товаров. Необходимо отметить, что все реквизиты контракта являются обязательными, отсутствие одного из них может быть мотивом признания контракта недействительным. Кроме того, [c.178]
Правила оформления и размещения реквизитов при унификации должны обеспечивать рациональное использование площади листа бумаги. Постоянные реквизиты документа должны удобно читаться и размещаться таким образом, чтобы оставить достаточно месга для заполнения переменных реквизитов с помощью стандартных печатающих устройств. [c.44]
Установленные стандартами правила оформления организационно-распорядительных документов создают условия для повышения производительности труда машинописных работ по сравнению с требованиями других систем документации. Так, при оформлении реквизитов гриф утверждения и гриф согласования в соответствии с требованиями государственной системы стандартизации и ЕСКД (ГОСТ 1.2—68 и ГОСТ 3.110—71) заключаются в кавычки или после них ставится двоеточие, а расшифровка подписи заключается в скобки. ГОСТ 6.38—72 дает более экономичные требования, предусматривая написание реквизита без кавычек и двоеточия, а подпись оформляется без скобок. Это приводит к меньшему количеству машинописных знаков, требуемых при оформлении реквизита. Отдельные элементы оформления документов указаны в тексте, примерах или в приложениях нескольких государственных стандартов, причем эти указания не всегда идентичны. Очевидно, этот важнейший принцип стандартизации документов, направленный на уменьшение разнообразных правил оформления и практически реализованный в рамках нескольких систем документации, должен быть проведен для всех систем документации. Это приведет к росту производительности труда при изготовлении и оформлении документов, снижению затрат времени на обучение и переучивание работающих и к повышению престижа стандартов на документацию, так как разнообразные требования не только труднее выполнить, но и проконтролировать. [c.49]
Стандартизация графической модели и правил оформления ОРД. Успешное внедрение описанного выше формуляра-образца привело к мысли о целесообразности построения подобной графической модели и для ОРД взамен стандартов на отдельные виды таких документов (приказ, решение, протокол и др.). Одновременно намечалось стандартизовать единые правила оформления всех ОРД. Однако рядом специалистов высказывалось мнение, что стандартизация единых требований для таких документов, применяемых на разных уровнях управления, нецелесообразна. Чтобы решить этот принципиальный вопрос, автор предложил исследовать сложившиеся закономерности в образовании форм документов. Специалисты ВНИИС провели сбор данных по одним и тем же характеристикам, намечаемым к стандартизации, но с фиксацией их по уровням управления, на которых создается документ. Анализ собранных данных показал, что различия в составе реквизитов документов, в размерах полей и в других характеристиках форм и правил оформления документов в подавляющем числе случаев находятся в пределах доверительного интервала при доверительной вероятности 0,995. Анализ редких случаев превышения указанного предела вероятности показал, что эти различия являются неоправданными и должны быть устранены. К числу таких различий относится отсутствие в некоторых приказах структурных подразделений министерств индекса, тогда как во всех просмотренных приказах предприятий индекс есть. Оказалось также, что в некоторых актах предприятий среди реквизитов отсутствует дата, тогда как во всех актах министерств этот реквизит непременно присутствовал. [c.34]
Зависимость (3.70) после экспериментального определения X можно учитьтать при определении времени на мишинописное изготовление различных реквизитов документов (3. 62). Учтем ее и при сравнительной оценке правил оформления грифов утверждения и согласования. Тогда затраты на печать этих грифов можно представить как [c.91]
Разработаны методы расчета снижения затрат на работу с документами в результате стандартизации правил их оформления, вюцочая общие правила оформления многострочных реквизитов, правила адресования, оформления заголовка к тексту, оформления грифов утверждения и согласования, а также применения подстрочных записей. Намечены основные ограничения, используемые при оптимизации. [c.156]
Смотреть страницы где упоминается термин Правила оформления реквизитов документов
: [c.24] [c.55] [c.56] [c.45] [c.22]Смотреть главы в:
Организация работы с документами -> Правила оформления реквизитов документов