Структурно-сложный документ [c.301]
Назовите основные операции обработки структурно-сложных документов. [c.327]
Текстовый документ может иметь иерархическую структуру, состоять из отдельных частей, имеющих стилизованные заголовки. В этом случае документ является структурно -сложным. [c.226]
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. [c.95]
В крупных аппаратах управления приказы по личному составу чаще всего издаются в качестве сложных документов, касающихся ряда должностных лиц. Такого рода приказы готовятся отделами кадров учреждений по мере накопления представлений, поступающих от структурных подразделений. [c.26]
В составе внутренней и внешней документации имеется большое количество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении, исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана с рядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контроль исполнения таких документов. Крайне трудно поддаются сложные документы и организации поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, к какому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов, как правило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. При описании дел, состоящих из сложных документов (приказов, протоколов и др.), обычно ограничиваются указанием вида документов, автора, даты, отказываясь от характеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документов составлялись в виде простых. Простые документы устраняют неудобства при их оформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации. [c.14]
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые и сложные. Простые — это те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов. Простые документы более удобны в обработке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, подшивать в дела, использовать в последующем в архиве. Обрабатывая сложные документы, при их регистрации в графе Содержание пишется несколько вопросов при направлении на исполнение, если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, устанавливается очередность исполнения вопросов или снимаются. копии с документа или его части. Если исполнение вопросов, поднятых в документе, взято на контроль, а исполнители и сроки исполнения разные, на каждый вопрос заполняется отдельная контрольная карточка. [c.38]
Форматировать большие документы со сложной структурой очень удобно в режиме структуры. В этом режиме можно просматривать отдельные блоки текста, переставлять их путем перемещения заголовков, изменять уровни подчиненности заголовков, нумеровать заголовки в соответствии с их структурным уровнем. [c.131]
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение. [c.66]
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме. [c.158]
Деление должно начинаться с высших рубрик, по высшему признаку и быть логически последовательным — это четвертое правило классификации. Оно обязывает в начале определять высшие деления, затем более детальные рубрики, идя последовательно от более сложного к менее сложному. Нельзя допускать перепрыгивания отдельных ступеней деления. Например, в классификационной схеме структурного типа в учреждении, где имеются управления, отделы, секторы, части, нельзя перейти сразу к классификации служебных документов секторов, минуя отделы. Точно так же в схеме отраслевого типа нельзя, например, классифицируя учёт и отчетность, сразу перейти к рубрикам бухгалтерского учета и отчетности, не подразделив вначале учет и отчетность на оперативный, статистический и бухгалтерский учет и отчетность. [c.116]
В отдельных случаях в сложные индексы включают литерные обозначения. Например, иногда буква такого индекса обозначает структурную часть, к которой относится документ ( Б — бухгалтерия, У — управление делами и т. п.). Буквы в конце индекса свидетельствуют об особом характере документа или о взятии на контроль (например, срочное , через с , взято на контроль , через к и т. п.). [c.132]
В самом деле, разве не в процессе создания текущего архива в делопроизводстве документы группируют в дела и более сложные комплексы (например, материалы отдельной структурной части за год), подвергают экспертизе, описывают на обложке, оформляют и заносят в описи для сдачи в архив учреждения [c.135]
В больших учреждениях со сложной структурой управления на каждый документ составляют три экземпляра карточек. После регистрации один экземпляр с резолюцией руководителя передают на контроль в контрольную картотеку, второй — в справочную картотеку, а третий с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. [c.89]
Количество инвентарных книг может быть и большим. Регистрация всех научных документов в одной инвентарной книге неудобна для использования. Не оправдывают себя и попытки вести учет документов по структурным подразделениям института. На каждую структурную часть в этих случаях заводится своя инвентарная книга с валовой нумерацией отчетов -по темам научных документов. Чтобы отличать дела одной структурной части от другой, приходится к ее номеру добавлять буквенный или цифровой индекс. Это делает громоздкими и сложными архивные номера хранящихся документов. Кроме того, структура научно-исследовательских институтов может меняться, к выполнению работ часто привлекается несколько структурных подразделений или создаются специальные группы. Нельзя также признать правильным хранение отчетов по темам в библиотеках институтов и тем более децентрализованное хранение вх в структурных подразделениях. [c.127]
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли). [c.38]
ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАТРАТ В РЕМОНТНОЙ МАСТЕРСКОЙ предназначен для группировки затрат по статьям в разрезе ремонтируемых объектов или изготавливаемых изделий. Записи производятся на основании нарядов ведомостей дефектов и других первичных документов, отражающих затраты на ремонт. Затраты по сложным машинам (тракторам, комбайнам, автомашинам) учитывают по каждому ремонтируемому объекту отдельно. По ремонту прочих сельскохозяйственных машин, прицепного и мелкого инвентаря в журнале открывают отдельные страницы, где затраты учитывают по каждой группе машин и по статьям затрат в разрезе структурных подразделений. Работы по изготовлению изделий и инвентаря учитываются по каждому виду изделий. Отдельно учитывают общепроизводственные (цеховые) расходы ремонтной мастерской с систематизацией по установленной для них номенклатуре затрат. [c.111]
Децентрализованной считается такая организация учета, когда в отдельных структурных подразделениях предприятия (цехах, фабриках, отделениях, фермах) создаются свои бухгалтерии. 3 таких случаях в бухгалтериях структурных подразделений обрабатывают первичные документы, составляют учетные регистры, ведут синтетический и аналитический учет, составляют отдельный бухгалтерский баланс. В центральной бухгалтерии предприятия сводят бухгалтерские балансы структурных подразделений. Такая организация бухгалтерского учета имеет существенные недостатки невозможно организовать правильное распределение обязанностей между счетными работниками, так как они рассредоточены по бухгалтериям цехов, трудно осуществить механизацию и автоматизацию учета, ибо учетная информация не сосредоточена в одном месте, недостаточны контрольные функции работников учета сложно применить прогрессивные формы и методы учета. [c.73]
В процессе хозяйственной деятельности информация из классификаторов и номенклатур по общности назначения группируется в более сложные структурные информационные единицы — документы. Формы представления информации в документах вырабатывались в течение многих лет при немашинных методах обработки. Упорядочение информационных потоков, применение автоматизированной технологии обработки требуют со кращения числа документов и ускорения составления и обработки документов на основе их унификации и стандартизации. Это особенно важно потому, что в стране ежегодно составляется более 60 млрд. документов на крупном предприятии их заполняется от 0,5 до 1,5 млн. в год, используется от 600 до 1800 различных форм документации в союзном министерстве в среднем обрабатывается более 1 млн. документов в год. Составлением и обработкой документации занято в народном хозяйстве более 10 млн. человек. Следовательно, создание унифицированных систем документации (УСД), приспособленных для обработки средствами организационной и вычислительной техники, даст значительную экономию времени и трудовых ресурсов, позволит исполнителям переключиться на работу, требующую творческого подхода. [c.12]
Предмет организации на заключительной стадии процесса организации. На заключительной стадии организаторской деятельности формируются самые сложные и ответственные организационные документы, переводящие абстрактный замысел в реальность. Чем точнее определены и скоординированы пространственные и временные параметры организуемого дела на старте, тем четче работает система управления и эффективнее оказывается ее результат на финише. У всех способов процесса организации на этой стадии — одна задача обеспечить совместные согласованные действия структурных элементов производства с целью минимизации затрат энергии и времени на достижение намеченных целей. [c.308]
Коллективные решения — т.е. участие в принятии решения большого числа служащих и структурных подразделений организации — это нормальный процесс в организациях. Многие решения, признаваемые полномочными, так никогда и не были воплощены в официальных распоряжениях, и даже в случае появления официального приказа подпись конкретного лица, принадлежащего к властной иерархии, мало говорит о том сложном процессе принятия решения, который всякий раз предшествует утверждению и даже составлению приказа. Изучать феномен власти только по официальным документам — значит получить весьма обманчивое представление о значении формальной иерархии в единой структуре власти административного ведомства. [c.155]
Изучение документа с позиции системного подхода предполагает, прежде всего, установление элементного состава документа и его структурной организации. Оно осуществляется последовательно, опираясь на совокупность правил. Первое правило гласит всякий объект (в т.ч. документ) может быть познан путем разложения его на простые составные части и последовательно и тщательно изучен по частям — анализ. Расчленение целого на составные части позволит выявить строение исследуемого объекта, его структуру, позволит отделить существенное от несущественного, сложное свести к простому. Соединение изученных составных частей в единое непротиворечивое целое позволит познакомиться с принципом их воссоединения и таким образом проникнуть в некоторую глубину явления (синтез). [c.178]
В крупных учреждениях со сложной структурой распорядительные, важнейшие внутренние документы и переписку руководства формируют и хранят в канцелярии. Документы, образующиеся в структурных подразделениях, как правило, там же централизованно формируют в дела и хранят. Хранение документов и дел у исполнителей не разрешается. В небольших учреждениях IV категории дела формирует и хранит централизованно секретарь учреждения. [c.163]
Что такое структурно-сложный документ Mi rosoft Word Какие требования предъявляются к структуре документов [c.327]
Работа со сложными документами, в которых осве-ается несколько вопросов, вызывает ряд трудностей, ачиная с момента поступления их в учреждение и кон-сдачей в архив. При регистрации сложных доку-ов в графу содержание приходится записывать несколько вопросов, которые -нередко требуют исполнения в разных структурных подразделениях. В этом случае их либо направляют, последовательно из одного под> разделения в другое, либо снимают копии с документа для одновременного исполнения подразделениями. Все это усложняет и увеличивает срок исполнения. Затруднен и контроль за исполйением сложных документов. Вызывает трудности формирование сложных документов в дела, так как наличие различных вопросов вызывает необходимость подшивки их в разные дела. При описании обложек дел со сложными документами/необ-ходимо уточнять заголовки этих дел. [c.17]
Если в компании есть планово-экономический отдел (на большинстве российских предприятий он сохранился), то все вопросы, связанные с бюджетированием, могут быть возложены на это подразделение. Хорошо зная технологическое нормирование и производственное планирование (определение нормативов затрат сырья, материалов, человеко-часов рабочего времени в расчете на единицу готовой продукции — все в натуральном выражении), ПЭО может составлять БДиР и организовывать соответствующую работу на различных уровнях управления. Что же касается БДДС и тем более расчетного баланса, то без надлежащей подготовки в области разработки и применения технологий бюджетирования и соответствующих методических рекомендаций ПЭО такие документы составлять сложно. У руководителей компании может возникнуть также идея поручить бюджетирование этой службе или (что еще хуже) распределить составление, согласование, консолидацию, контроль и оценку исполнения различных бюджетов по разным структурным подразделениям. Например, вопросами составления БДиР будет заниматься ПЭО, БДДС — финансовый отдел, а расчетным балансом — бухгалтерия предприятия. Ничего не может быть хуже. [c.275]
В связи с этим для каждой категории документов, предусматриваемых перечнями, следует присваивать определенные индексы. Это позволит при образовании сложных индексов, на основании перечня-классификатора, включать индекс категории документов (это будет вторая и третья ступень классификации). В индекс же конкретных дел следует включать, как обозначения рубрик и подрубрик, индекс, категории документов и номер конкретного дела. Это, конечно, не исключает возможности пользования индексами, часто встречающимися в практике делопроизводства. Такие индексы обычно состоят из обозначенных цифрами структурной части (или частей) и индекса дела по номенклатуре (чаще всего в виде порядкового номера). [c.132]
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции определены в "Положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия", утвержденном приказом Государственной архивной службы России (Росар-хив) от 19.01.95 № 2 и в "Примерном положении о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации", утвержденном приказом Росархива от 17.03.98 № 19. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и прежде всего заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. [c.169]
Маршрутная карта движения документооборота в первую очередь разрабатывается для основного производства. При необходимости такая карта может быть разработана для выполнения любых других организационно-хозяйственных мероприятий. Моделирование работы структурной единицы на основе движения документооборота позволяет максимально упростить обработку сложноустроенной организационно-хозяйственной информации, спроецировав ее на плоскость документооборота (документ становится однопараметрической переменной). Благодаря этому сложная многомерная задача обработки всей производственной информации преобразуется в одномерную линейную. [c.329]
Смотреть главы в:
Информационные технологии бухгалтерского учета -> Структурно-сложный документ