При отражении в заголовке номинального признака следует точно определять разновидность служебных документов, не допуская переименований видов служебных документов. В условном смысле, в качестве номинального признака, рассматривают и термины дело и переписка , поскольку состав документов в этих первичных комплексах достаточно определенный. [c.149]
Письма и докладные записки, т. е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны быть в основном посвящены одному вопросу. [c.528]
Какие вы знаете виды служебных документов [c.538]
В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двухкратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике. [c.101]
Виды служебных документов [c.278]
Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю. [c.288]
Какие виды служебных документов вы знаете [c.296]
Для разработки технологических карт технолог прежде всего сам должен изучить предмет производства, представленный в виде конструкторских документов (рабочих чертежей, технических условий, описаний, образцов или макетов) и другой нормативно-технической документации. Разработке любого технологического процесса должен предшествовать тщательный анализ служебного назначения изделия, его отдельных узлов и деталей, анализ размерных цепей и технических требований. [c.24]
Для таких форм реального инвестирования как обновление отдельных видов оборудования, приобретение отдельных видов нематериальных активов, увеличение запасов материальных оборотных активов, которые, как правило, не требуют высоких инвестиционных затрат, обоснование инвестиционных проектов носит форму внутреннего служебного документа (докладной записки, заявки и т.п.), в котором излагаются мотивация, объектная направленность, необходимый объем инвестирования, а также ожидаемая его эффективность. [c.227]
Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего. [c.447]
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем — организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. [c.5]
Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-97. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений актов, протоколов и др.). [c.3]
Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения. [c.130]
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.). [c.233]
Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911 г. Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам секретно , не подлежит оглашению , спешно и др. В Положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, которые могли ускорить работу с документами. [c.22]
Информация — один из видов объектов гражданских прав, предусмотренных ст. 128 ГК РФ. Однако в самом ГК РФ не содержится дефиниции понятия информация и предусмотрена защита только для более узкого объекта данного вида — служебной и коммерческой тайны. Согласно ст. 2 Закона под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Подчеркнем, что объектом правоотношений Закон определил только документированную информацию (документы), составляющую информационные ресурсы. Документированная информация, или документ, — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Информационные ресурсы могут складываться из отдельных документов, отдельных массивов документов, документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). [c.36]
По своему внешнему виду оригиналы могут быть черновиками (первоначальный текст редакций и вариантов, с исправлениями, поправками и т. п.), которые В. И. Ленин называл черняками и беловиками , то есть переписанными или выполненными (чертежи и т. п.) на бело . Составление черновиков не является обязательным. В качестве синонима понятия оригинал употребляют и термин подлинник , хотя по своему смыслу слово подлинник ( достоверный , действительный ) имеет иное значение, чем то, которое вкладывают в понятие оригинал ( самобытный , первоначальный ), чтобы оригинал, особенно служебного документа, стал подлинником, он должен быть составлен по форме подписан соответствующим должностным лицом, в eMe случаев иметь бланк, печать, индекс. [c.34]
Бланк. Обозначение автора на служебном документе обычно делают в виде бланка , который помещают в левом верхнем углу или по верхнему полю документа. Лист чистой бумаги с обозначением автора документа получил название бланка. Бланк может быть напечатан в типографии, сделан литографским путем, проставлен штампом (отсюда иногда бланк неправильно называют штампом ), отпечатан на машинке, написан от руки и т. п. [c.40]
Материалы для изготовления служебных документов. Сохранность- служебных документов, их внешний вид зависят от качества материалов, применяемых при их изготовлении бумаги, чернил, копирки, машинописных лент, штемпельной краски, карандашей. [c.52]
Книги и картотеки. Следует иметь в виду, что многие служебные документы по своему внешнему виду представляют книги или карточки. Особенно большое распространение эти виды документов получили в специальной документации, а также в организации вспомогательного аппарата по делопроизводству (различного рода картотеки). Обычно книги и карточки представляют собою заранее заготовленные формы, в которых и размещается то или, иное содержание. [c.53]
Сравнивая указанные виды систем классификации служебных документов, нельзя сделать окончательного вывода в пользу какой-либо одной из них каждая имеет свои достоинства и недостатки. [c.103]
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов. [c.184]
Каково значение ГОСТ 6.39—72 для унификации организационно-распорядительных документов 2. Каковы состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом 3. Какие требования устанавливает ГОСТ 6.39—72 к формату бумаги для составления служебных документов, к размерам полей, к конструкционной сетке 4. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ 6.39—72, чем они отличаются друг от друга 5. Что [c.193]
ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.222]
Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, документ, подлежащий машинной обработке, должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу. Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется его формуляром. Формуляры на служебные документы тестированы (ГОСТ 6.38—72 Единый формуляр — образец ). [c.10]
Такого рода устойчивые словосочетания и стандартные выражения облегчают восприятие служебного документа, а также весь процесс его составления, позволяя не тратить времени на поиск формулировок. Кроме того, по отдельным словам, которые принято называть ключевыми, можно определять вид документа и, следовательно, прогнозировать синтаксическую конструкцию в целом. [c.12]
Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета. [c.13]
К сожалению, составители служебных документов зачастую допускают массу ошибок, являющихся источником всевозможных помех. Последние можно подразделить на следующие виды технические, структурные, грамматические, семантические, синтаксические, стилистические. [c.23]
Составители служебных документов далеко не всегда учитывают принципиальное различие между действительным и страдательным залогами, между совершенным и несовершенным видами глагола. Замена действительного залога страдательным, а страдательного — действительным обусловливает определенное изменение смысла документа. Например [c.26]
В каждом служебном документе в той или иной степени затрагивается правовая сторона вопроса. Поэтому даже опытные административные работники при составлении служебного документа нередко обращаются к помощи юристов. Юридические формулировки отличаются непротиворечивостью суждений, лаконичностью и вместе с тем простотой. Было бы неправильно в юридически грамотно построенной фразе видеть только следы равнодушия, бюрократизма. [c.42]
Управленческие документы часто имеют различные названия, хотя фактически относятся к одному и тому же виду. Так, документ, излагающий обязательные для исполнения предписания, называют циркулярным письмом, директивным письмом, служебной запиской, указанием и т.п. По-разному называют одни и те же разновидности документов приказ о приеме на работу, приказ о зачислении в должности, приказ о назначении и т.д. [c.14]
Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее-представление о назначении документа, его форме, характере информации. Все служебные документы, за исключением письма, имеют название и поэтому включают этот обязательный реквизит. [c.13]
Документирование управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции учреждения. Вид документа предопределяет требования к изложению и форме документа, Но вместе с тем существует ряд требований, являющихся общими для любого служебного документа. Главными из них являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить (что достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов), его формулировки должны быть безупречны в юридическом отношении. [c.26]
Порядок печатания и тиражирования служебных документов закрепляется в инструкции по делопроизводству. Его основные положения сводятся к следующему. Рукопись должна быть тщательно отредактирована и написана в удобном для машинистки виде — ясно, разборчиво, черным или синим цветом. В левом верхнем углу первой страницы руководитель подразделения указывает количество экземпляров, интервалы, свою фамилию и номер телефона. Рукописи, написанные [c.95]
Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы письма, требующие ответа (содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос), и письма, не требующие ответа (содержащие извещение, отказ, информацию, напоминание). Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа — письмо - не пишется. Наименование организации или структурного подразделения в реквизите Адресат употребляется в именительном падеже. При адресации документа конкретному должностному лицу должность и фамилия пишутся в дательном падеже, например [c.98]
Какие виды служебных отметок применяют на документах [c.93]
На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита "адресат" могут включаться наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адрёсу- [c.33]
Значение и роль информации в работе менеджера — Виды служебных документов — Требования к агужебным документам — Текст документов — Организация работы с документами — Использование ЭВМ в работе с документами [c.276]
Все служебные документы формата А4 должны имет > заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа (в одной фразе должно быть отражено рснрвное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа (не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками испрл-нения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела. [c.526]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Трудовое законодательство предусматривает, помимо дисциплинарной ответственности на основании правил внутреннего трудового распорядка, спец. ее виды, а именно дисциплинарную ответственность в порядке подчиненности выборных и других ответственных работ-пиков согласно установленным перечням (Пост. ЦИК и СМИ СССР от 13 окт. 1929 СЗ СССР, 1929, № 71, ст. Ii70 Положение о дисциплинарной ответственности в порядке подчиненности, утвержденное Пост. ВЦИК и СНК РСФСР от 20 марта 1932, СУ РСФСР, 1932, № 32Г ст. 152) дисциплинарную ответственность на основании уставов о дисциплине (напр., Устав о дисциплине работников железнодорожного транспорта СССР, утвержденный Пост. Совета Министров СССР от 18 июня 1949) дисциплинарную ответственность за нарушение правил общей и противопожарной охраны служебных зданий и помещений и правил хранения служебных документов (Пост. ЦИК и СНК СССР от 7 июля 1932 СЗСССР, 1932, №53, с. 319) и др. Установление спец. видов дисциплинарной ответственности обусловлено особенностями отдельных отраслей нар. х-ва (транспорта, связи), спецификой трудовых функций, выполняемых теми или иными группами работников (судьями, выборными и ответственными работниками), и особой тяжестью пек-рых служебных проступков. Спец.дисциплинарная ответственность предполагает более строгие меры воздействия яа нарушение Д. т. (напр., смещение на низшую должность на срок ип свыше одного года, увольнение с работы хотя бы п за однократное нарушение трудовой дисциплины) и предусматривает особый порядок обжалования дисциплинарных взысканий (не в комиссию по трудовым спорам, фабзавместком и суд, а исключительно в вышестоящую орг-цию в порядке подчиненности). [c.210]
Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос "о чем " "О сдаче...", "Об изменении...", "Об отмене..." и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа (приложение 6) протокол — чего Должностная инструкция — кому Например [c.33]