ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду, в частности правила регистрации документов порядок индексации документов правила ведения учета документов построение справочного аппарата ведение контроля за исполнением документов составление номенклатур и формирование дел подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации. [c.203]
Ведение контроля за исполнением документов [c.288]
Каков порядок ведения контроля за исполнением документов [c.292]
Контроль за исполнением документа возобновляется, если в связи с его ненадлежащим исполнением в адрес предприятия поступает повторное обращение по этому же вопросу. В этом случае документ снимается с контроля после того, как ведение служебной переписки по данному вопросу будет окончательно завершено. [c.345]
Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Разработаны типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документов на ПЭВМ и типовые программы как для ведения контроля, так и справочной работы с обращениями граждан. [c.250]
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов,, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. [c.190]
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры [c.261]
Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан. [c.280]
К ведению органов исполнительной власти, органов местного самоуправления относятся составление проекта бюджета, внесение его с необходимыми документами и материалами на утверждение законодательного (представительного) органа, представительного органа местного самоуправления, исполнение бюджета, ведомственный контроль за исполнением бюджета, представление отчета об исполнении бюджета на утверждение законодательных (представительных) органов государственной власти, представительных органов местного самоуправления. Особую роль в системе органов исполнительной власти играют финансовые органы соответствующего уровня, осуществляющие непосредственную работу по составлению проекта соответствующего бюджета, расчету отдельных показателей доходов, расходов и поступлений из источников финансирования дефицита бюджета, а также контроль за ходом исполнения бюджета. [c.376]
Управление в сфере экологии рассредоточено, многие функции в этой области берут на себя субъекты РФ. Исключительная сфера ведения Федерации — установление основ федеральной политики и федеральных программ экологического развития России. На федеральном уровне управленческие функции в области использования природных ресурсов (добыча, переработка и др.) осуществляет Министерство природных ресурсов РФ. Оно занимается охраной природной среды, осуществляет контроль за исполнением недропользователями и водопользователями условий лицензий, издает инструкции, правила, нормативно-технические документы в отношении природопользования, может ограничивать и запрещать использование определенных участков недр и вод. Руководящие должностные лица его органов и некоторые другие должностные лица вправе составлять протоколы об административных правонарушениях и передавать дело в суд или иные органы, обладающие правом налагать административные взыскания. Министерство имеет свои территориальные органы. Вместе с тем оно не является единственным органом, осуществляющим государственное управление природопользованием. Действует Федеральная служба земельного кадастра, отдельно выделены вопросы лесного хозяйства. Геодезический надзор возложен на Федеральную службу геодезии и картографии, есть специальная служба лесной охраны. [c.163]
ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР — должностное лицо организации несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Г.б. обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования Г.б. по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи Г.б. денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. [c.64]
Подсистема бюджетирования или финансового управления (технология планирования, учета и контроля за деньгами и финансовыми результатами) За исполнение финансовых планов (бюджетов) ответственность персонифицирована (исполнение бюджетов может быть возложено на функциональный отдел, ЦФО, руководителя, отвечающего за конкретную функцию) Планы доходов, расходов по определенному перечню системы бюджетов в сопоставимых форматах с возможностью работы по ним в реальном времени с отражением результатов деятельности (кассовое ведение бюджетов). Планы могут быть исполнены в нескольких прогнозных вариантах Регламентация контура управления регламенты составления, ведения учета и проведения контроля и корректировок прогнозных показателей, отработанные технологии взаимодействия служб и руководства, подразделений между собой при подготовке плановых документов, учете результатов, коррекции планов [c.104]
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение документации организации, предприятия, фирмы прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. [c.65]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры по изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающим на отзыв предприятию. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел. Участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры по возмещению ущерба, причиненного [c.122]
Делопроизводственное обслуживание в учреждениях осуществляет специальное структурное подразделение — канцелярия, в небольших учреждениях — секретарь. Функции, структура и порядок деятельности канцелярии определяются положением о ней, В функции канцелярии вне зависимости от специфики и масштаба деятельности учреждения входят прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование, печатание и размножение документов, контроль за своевременным их исполнением, формирование дел и сдача их в архив, хранение и организация использования документов в делопроизводстве, разработка инструктивных и методических пособий по организации делопроизводства, методическое руководство секретарями структурных, подразделений, повышение квалификации делопроизводственного персонала, контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях Важной задачей канцелярии является освобождение руководителей и специалистов от выполнения функций по делопроизводственному обслуживанию. [c.78]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы делопроизводства. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы делопроизводства. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документов. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных систем, а также в [c.8]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава до- [c.57]
Главный бухгалтер назначается на должность (освобождается от должности) руководителем предприятия и подчиняется непосредственно ему. Он должен руководствоваться в своей работе Федеральным Законом О бухгалтерском учете от 21 октября 1996 г. № 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 27 августа 1998 г., другими нормативными документами, а также нести ответственность за соблюдение содержащихся в них единых правовых и методологических принципов ведения бухгалтерского учета. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, представление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение (совместно с другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов предприятия. Главный бухгалтер совместно с руководителем предприятия подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетные, кредитные и финансовые обязательства и хозяйственные договора. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Право подписи может быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. [c.244]
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле Контрольная дата ) истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня. [c.267]
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (учреждения) обеспечивает подготовку заседаний и совещаний при руководстве (сбор необходимых материалов, вызов участников и их регистрация, ведение краткого стенографического протокола) стенографирует тексты отдельных распоряжений, приказов, писем и других деловых бумаг с последующей расшифровкой на пишущей- машинке печатает по указанию руководителей отдельные материалы обеспечивает рабочее место руководителя всем необходимым для нормальной работы организует прием посетителей, телефонные переговоры принимает и передает телефонограммы, записывает телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом. Ведет делопроизводство в пределах своей компетенции передает полученную корреспонденцию руководителю, направляет ее по назначению и следит за сроками исполнения корреспонденции и поручений, взятых на контроль принимает документы на подпись руководителю и личные заяв-.ления формирует дела по установленной номенклатуре, хранит их и сдает в архив. [c.470]
Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили дл справочной работы для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько повседневная записка, росписи вершенных и невершенных дел , регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, D. [c.27]
Инструкция по делопроизводству вслед за ЕГСД является основным нормативным актом. Она устанавливает общие принципы организации делопроизводства в учреждении, определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к подготовке служебных документов, порядок приема и отправ.ки корреспонденции, регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов, формирования и оформления дел, подготовки их для сдачи в архив учреждения. [c.77]
Наиболее тщательно в Генеральном регламенте были проработаны вопросы регистрации документов, правильное ведение которой обеспечивало сохранность документов, быстрое их нахождение, контроль за движением документов и их исполнением. Детально были проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы (ранее, в 1716 г., был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат позднее эта норма была введена в Генеральный регламент). [c.10]
Рассмотрим сначала сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. [c.265]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документацион-ного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает [c.137]
Должностные обязанности. Руководит службой делопроизводства на предприятии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет систематический контроль за. сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по приему документальных материалов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего делопроизводства, фррмирбванию дел и их сдаче на государственное хранение. Составляет инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и его подразделениях, номенклатуру дел. Разрабатывает предложения йо совершенствованию системы делопроизводства, организует их внедрение, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми [c.39]
Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение социалистической законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства проектов приказов, инструкций, положений и Других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры к изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Дает заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитраже, а также в других государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензии, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по устранению нарушений договорной дисциплины по поставкам продукции, выявленных недостатков и улучшению производственной и. хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и об иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры к возмещению ущерба, причиненного предприятию. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной и финансовой дисциплины, обеспечению сохранности социалистической собственности, па борьбе с растратами и хищениями. Осуществляет контроль за соблюдением на предприятии установленного действующим законодательством порядка приемки продукции. Дает заключения по предложениям о привлечении работников предприятия к-дисциплинарной и материальной ответственности. Участвует в разработке условий и заключении хозяйственных договоров и контролирует их выполнение, в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины на предприятии. Участвует в рассмотрении материалов о числящейся на балансе предприятия дебиторской и кредиторской задолженности, принимает меры к их ликвидации, дает заключения по предложениям о списании безнадежной задолженности. Организует ведение справочно-информаци-онной работы по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, учета действующего законодательства. Руководит работой по изменению действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных на предприятии. Обеспечивает необходимую информацию о действующем законодательстве, а также организацию работы по ознакомлению дол- [c.114]
Ведение технологического процесса документационного обеспечения в учреждении возлагается на канцелярию,- которая обязана обеспечить четкую организацию делопроизводства в соответствии с ЕГСДОУ и действующими нормативами осуществлять действенный контроль за сроками исполнения документов, их качественной подготовкой и оформлением обеспечивать своевременное рассмотрение документов, представляемых руководству проверять качество подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству обеспечивать оформление, выпуск и рассылку нормативно-распорядительных документов организовывать документационное обслуживание деятельности коллегий, постановку делопроизводства в подразделениях учреждения запрашивать у руководителей структурных подразделений сведения о делопроизводственной работе привлекать специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов для руководства возвращать исполнителям документы, составленные и оформленные с отступлениями от требований документных нормативов. [c.94]
Придавая первостепенное значение проверке фактического исполнения документов, В. И. Ленин уделял много внимания постановке техники контроля. По свидетельству Л. А. Фотиевой, он принимал участие 5 разработке регистрационной карточки и неоднократно проверял правильность ее заполнения и ведения картотеки. Обнаружив небрежность в заполнении карточек, В. И. Ленин 15 мая 1922 г. пишет В. А. Смольянинову Карточка, при сем прилагаемая, определяет форму и порядок работы т. Уль-рих. Между тем карточка не выполняется ни Вы, ни Закс за этим не смотрели, хотя это первостепенная [c.5]
Смотреть страницы где упоминается термин Ведение контроля за исполнением документов
: [c.353] [c.257] [c.242] [c.71] [c.44] [c.231]Смотреть главы в:
Секретарское дело -> Ведение контроля за исполнением документов