С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ)чи Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 Унифицированные системы документации. Основные положения (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 Унифицированные системы документации. Термины и определения . [c.45]
Цель книги — довести до широкого круга разработчиков документов методы унификации документации, применяемой как с помощью традиционных методов управления, так и с помощью средств организационной и вычислительной техники, что в итоге снизит затраты труда, расход бумаги, обеспечит рост эффективности использования технических средств и будет содействовать повышению качества управления. [c.5]
Международная организация по стандартизации (ИСО) имеет в своем составе около 150 специализированных технических комитетов (ТК). Каждый из них объединяет несколько подкомитетов (ПК) по более конкретным вопросам, которые подготавливают проекты международных стандартов. Эти проекты после обсуждения и голосования принимаются как основа для национальной стандартизации страны. Вопросами унификации и стандартизации документов в ИСО занимаются несколько технических комитетов и подкомитетов. Среди них ТК 46 Документация , ТК 68 Банковские процедуры , ТК 95 Канцелярские машины , ТК 97 Вычислительные машины и обработка информации , ТК 130 Технология полиграфии и другие. Однако основные вопросы унификации управленческих документов решаются в созданном относительно недавно ТК 154 Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности . [c.18]
Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом [c.167]
В работе анализируется опыт отечественной и зарубежной практики унификации отдельных систем документации, излагаются сформировавшиеся принципы и методы ее проведения и на этой основе даются рекомендации по взаимоувязанной унификации документов, применяемых во всех звеньях управления. В книге приводятся методы внедрения унифицированных документов и подсчета экономического эффекта от их применения, показываются направления дальнейших работ по унификации документов в условиях АСУ. [c.184]
Общие принципы унификации и стандартизации документов. Сокращение избыточности информации в документах. Некоторая избыточность информации в документах допустима, но ее объем не должен складываться стихийно, им нужно управлять. Для этого целесообразно установить зависимость качества документов, поступающих в организацию или создаваемых ею, от различных факторов. Влияние каждого из них можно установить путем анализа деятельности организации, что позволит в дальнейшем снижать объем создаваемой документации без ущерба для управления. Было бы полезно также получать количественные оценки последствий функционирования вновь созданных документов, сопоставляя эффект в управлении от получения дополнительных данных с затратами на решение задач в АСУ по получению документов новой формы. [c.22]
Система планирования по заделам (система Ритм ) используется главным образом в крупносерийном и массовом производстве, где движение всех деталей подчинено общему ритму, а подача деталей происходит в равные промежутки времени. Работа каждого подразделения оценивается коэффициентом отставания от ритма. Определяющими требованиями работы по системе заделов являются короткий планово-отчетный период, управление по отрицательным отклонениям (отставанию), унификация документации с многократным ее использованием. Оперативный оценочный показатель системы — ритмичность и уровень комплектности заделов. [c.281]
Наименования технико-экономических. показателей отражены в классификаторах различных категорий,, разрабатываемых на основе номенклатур объектов информации. Исторически сложившиеся наименования одних и тех же объектов информации в различных номенклатурах и классификаторах могут быть разнообразными. Наименования, принятые в общесоюзных классификаторах, соответствуют наименованиям, отраженным в законодательных актах, нормативно-технической (ГОСТе, ОСТе, ТУ) и другой нормативной документации, и поэтому являются эталонными. Следовательно, использование в управлении наименований показателей из общесоюзных классификаторов ТЭИ, которые по статусу, утверждения и применения аналогичны ГОСТам, способствует унификации и стандартизации содержания документов. [c.77]
Функционирование любого экономического объекта в народном хозяйстве связано с реализацией некоторых общих функций управления планирования, учета и др. По каждой функции выполняется ряд задач или их комплексов, результаты выполнения которых фиксируются в документах. Документ является главным средством представления юридически оформленных сведений об объекте управления. Он останется таковым и в ближайшей перспективе. Документы составляют основную часть информационных потоков в системе управления народным хозяйством. Одним из главных направлений совершенствования документирования и документооборота является унификация документации. [c.64]
Поскольку АСУ создавались не для всех видов управленческой деятельности, не полностью охвачена унификацией документация по функциям управления. Так как унификация документации сводилась прежде всего к созданию УСД для АСУ, представления о ней в целом не были достаточно четкими. Цели и задачи унификации формировались как общие положения о необходимости сокращения числа форм документов и состава содержащихся в них реквизитов, обеспечения единообразия в построении форм без определения требований к ним. Практика показала, что задачи унификации документации значительно сложнее. Например, по плановой и отчетно-статистической документации после унификации почти не произошло сокращения количества форм. Более того, при применении современной вычислительной техники количество форм документов, получаемых с ЭВМ, иногда увеличивается. [c.65]
Содержательная унификация документации связана с анализом содержания конкретных систем документации. Она проводится в процессе совершенствования систем управления и автоматизации отдельных процессов управления. Содержательная унификация документации осуществляется на основе классификации по различным признакам. В процессе такой унификации вырабатываются основные положения унифицированной системы документов устанавливаются требования к составу и содержанию УСД, задачи, сферы и уровни ее применения в управлении, порядок заполнения форм. При содержательной унификации используется стандартизованная терминология. [c.69]
В зависимости от уровней управления в народном хозяйстве различается унификация документации [c.70]
Состав документов, входящих в унифицированную систему расчетно-денежной документации, зависит от функций, выполняемых Госбанком СССР, Стройбанком СССР, Внешторгбанком СССР и подведомственными им учреждениями, а также от функций соответствующих финансово-счетных подразделений министерств и ведомств на всех уровнях отраслевого управления. Унификация документов в связи с этим осуществляется с учетом их межотраслевого, сквозного применения во всех звеньях управления, выполняющих банковские операции. [c.73]
В техническом проекте разрабатываются общая блок-схема ТПП, организационная структура служб, основные положения по организации и управлению процессом ТПП, технические задания и алгоритмы для программирования задач для ЭВМ, осуществляются унификация и стандартизация форм документации и др. [c.154]
В управленческой деятельности решаются задачи двух типов — оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизованы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация. [c.121]
Стремительный рост количества и разнообразия управленческой документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования за счет исключения излишних документов, снижения объемов избыточности содержащейся в них информации, снижения затрат труда на все виды работ с документацией. Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В. И. Ленин в 1922 году писал Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное . Многое уже сделано по этому указанию Владимира Ильича, однако усиленный поток информации за прошедшие полвека усложнил эту задачу. Разработкой теории документов независимо от их назначения занимается секция документалистики Научного совета по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР. Десятки других организаций различных министерств и ведомств ведут работу по совершенствованию отдельных систем документации научно-технической, конструкторской и технологической, проектной, нормативно-технической, плановой и др. Документы, относящиеся к различным системам, имеют свои традиционно сложившиеся особенности, что требует особых навыков для работы с ними. Документы, наиболее широко применяемые в органах управления народным хозяйством, называют управленческими, к ним относят плановую, отчетно-статистическую, первично-учетную, финансовую, бухгалтерскую, органи- [c.3]
Документация, предназначенная для унификации в плане государственной стандартизации на девятую пятилетку, была разбита на системы, исходя из функций управления, рассматриваемых с позиций министерств и ведомств, на которые возложены эти функции [c.12]
Необходимо иметь в виду, что распределение документов по перечисленным выше системам не охватывает всех случаев жизни. Так, из общего числа форм документов, применяемых в отраслевых автоматизированных системах управления (ОАСУ), примерно только 40% документов могут быть отнесены к перечисленным выше системам. Учитывая это, разрабатываются предложения по уточнению состава и границ названных выше систем документации . Однако применяемая классификация удобна для организации работ по унификации и стандартизации документов. [c.13]
См. Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в АСУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. Научный совет по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР, 1974, с. 21. [c.35]
Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в Л СУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск, 1974, с. 21. [c.51]
В промышленности проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных документов, их унификации и стандартизации. Государственным комитетом СССР по стандартам установлена система документации, которой определены назначение и виды документов и требования к ним. Общее руководство первичным учетом возложено на Центральное статистическое управление СССР (ЦСУ СССР). Оно разрабатывает и издает типовые формы первичных документов межотраслевого и отраслевого назначения, в том числе и для промышленности, устанавливает порядок их применения и заполнения. Организация же первичного учета возложена на предприятия, объединения, а также на министерства, которые контролируют его ведение и утверждают формы первичного учета на основе типовых форм ЦСУ СССР. [c.21]
Методическими рекомендациями по НОТ на предприятиях электротехнической промышленности определены основные направления НОТ а) на рабочих местах основных и вспомогательных рабочих — совершенствование организации производственных процессов в их взаимосвязи, дальнейшее разделение и кооперация труда, рационализация методов и приемов труда б) на рабочих местах инженерно-технических работников и служащих— совершенствование процессов труда на основе применения электронно-вычислительной и перфорационной техники, улучшение систем и средств технической и экономической информации, а также разработка и внедрение наиболее прогрессивных систем управления производством, унификация форм документации, совершенствование форм управляемости и обслуживания в) для всех категорий работающих — улучшение санитарно-гигиенических, психо-физиологических условий труда, технической эстетики и техники безопасности-повышение культурно-технического и общеобразовательного уровня персонала, развитие творческой инициативы и воспитание коммунистического отношения к труду, совершенствование нормирования, систем оплаты и стимулирования труда. [c.117]
Важная задача, связанная с совершенствованием управления, — упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Ее решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации — ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создает необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления. [c.184]
При такой классификации управленческих документов система документации определяется как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых при реализации функций управления народным хозяйством или комплекса функций при управлении отраслью. В десятой пятилетке начата унификация и стандартизация еще двух систем документации по социальному обеспечению (Госкомтруд СССР) и по изобретениям и открытиям (Госкомизобретений). На основе такого разделения управленческих документов на системы построен Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный в 1975 г. Госстандартом [39]. [c.9]
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip- ode, что в буквальном переводе означает код-молния . Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в.управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно. [c.31]
В 20-е годы специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов. Основой упорядочения документации в аппарате управления было методологическое положение В.И.Ленина о том, что "в ведении дела разными и разнородными предпрятиями, учреждениями, ведомства и пр. есть много сходного и сходного в основном"2. Работа по унификации официальной переписки начались уже в 20-е годы. На страницах популярного в то время журнала "Техника управления" публиковались статьи о рационализации делопроизводства вообще и официальной переписке в частности3. [c.119]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]
Спец. системы информации разрабатываются для планирования и управления материально-технич. снабжением, кредитно-фин. операциями, транспортными перевозками, энергетикой. Особо рассматриваются информационные системы управления важнейшими отраслями нар. х-ва — пром-стью, стр-вом, с. х-вом. Разработка информационных систем включает вопросы организации нормативного х-ва, унификации документации с учетом требований электронных вычислительных машин, разработки методов контроля, системы учета и отчетности. В соответствии с особенностями каждой из информационных систем будут выработаны спец. режимы работы единой сети вычислительных центров. Разработка информационной системы предприятий — как осн. базы общегос. системы информации — представляет объект исследования целого ряда ин-тов и лабораторий совнархозов. В г. Горьком разработан способ считывания информации непосредственно с рабочего чертежа, формирования электронной вычислительной машиной технико-экономич. информации и расчета оптимального технологич. режима обработки. Ряд н.-и. учреждений Москвы, Белоруссии, Литвы и других республик отрабатывает систему матричных моделей внутризаводского планирования, обобщающих все нормативные и иные данные, необходимые для автоматизированного расчета комплексного сбалансированного техпромфинплана предприятия. Центральной проблемой исследований ряда ин-тов Украины является автоматич. увязка плана произ-ва с планом снабжения и другими разделами техпромфинплана, а также вопросы автоматизированных расчетов оптимальных оперативно-календарных планов. [c.421]
Внедрению АСУ снабжением в СССР (начиная с 1965 г.) был присущ ряд просчетов стратегического и тактического характера [81]. Основы неправильной стратегии закладывались на высшем уровне тогдашнего руководства, отсталость которого в научной подготовке порождала непонимание ситуации в целом, потенциальных возможностей АСУ и их границ, условий успешного применения. Руководители ориентировались на автоматизацию решения традиционных задач ( большой арифмометр ) при сохранении неизменными структуры организации и форм управления, считали необходимым для надежности дублировать машинный счет ручным. Опасение за престиж и должности и желание показаться на гребне научно-технической революции вынуждало форсировать разработки АСУ снабжением. Между тем проектирование АСУ связано с совместной работой специалистов по вычислительной технике, математиков и экономистов, только достижение взаимопонимания между которыми требовало 3-4 лет. Но за это время требовалось выдать готовую АСУ Разработчики недооценили сложность и новизну проблемы, не провели поисковые исследования, не учли зарубежный опыт. Мало внимания уделялось централизации и типизации разработки программ, средствам и технологии настройки на конкретные условия, унификации документации, номенклаторов продукции, сквозной интеграции систем. Все это обнаруживалось на завершающих этапах и требовало глобальных переделок. Естественнно, что при [c.231]
Должен знать законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам стандартизации и сертификации перспективы технического развития предприятия организацию конструкторской и технологической подготовки производства технические характеристики выпускаемой предприятием продукции и технологию ее производства государственную систему стандартизации и сертификации продукции и услуг организацию работы по стандартизации и по подготовке к проведению сертификации продукции порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения стандартов и технических условий, других документов по стандартизации и сертификации, проведения нормализацион-ного контроля, расчета уровня стандартизации и унификации технической документации порядок составления технических заданий на разработку стандартов и других документов по стандартизации и сертификации методы расчета экономической эффективности внедрения стандартов и технических условий, проведения мероприятий по сертификации передовой отечественный и зарубежный опыт в области стандартизации и сертификации основы экономики, организации производства, труда и управления основы трудового законодательства правила и нормы охраны труда. [c.107]
Михайлов А. И., Черный А. И., Г ил я р е в с к и й Р. С. Научные коммуникации и информатика. М., Наука, 1976. Научные основы унификации документов управления. Научные труды. Изд. ВНИИС. Вып. 13. М., Стандарты, 1972. Общесоюзный классификатор. Управленческая документация. 1 75 012. М., Стандарты, 1978. [c.180]
Цель семинара — обсуждение теоретических вопросов и обобщение опыта практической работы в области унификации систем документации. Семинар рассчитан на документоведов, представителей других научных дисциплин, объектом исследования которых является документ, работников документационного обеспечения управления, специалистов в области автоматизации управленческих процессов. [c.132]
В.М. Жеребин писал "Неотъемлемой частью всякой работы по совершенствованию экономических информационных систем и внедрению автоматизированных систем управления является рационализация документации, которая осуществляется по следующим направлениям унификация и стандартизация документов минимизация числа документов и состава содержащейся в них информации совершенствование форм и носителей информации с учетом требований машинной обработки" [72, с. 126]. Последняя задача также решается в процессе унификации и стандартизации, однако это лишь усиливает их значение. Ю.И. Черняк отмечал, что "никакая автоматизированная и механизированная обработка данных не может быть эффективной, если ей не предшествует полная комплексная унификация всех документов, циркулирующих в данной управляющей системе" [131, с. 101]. [c.19]