В настоящей главе рассматриваются новые для российской практики вопросы организации офиса проекта [1] — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы последней затрагиваются в аспектах, касающихся ее работы в рамках офиса (гл. 6 и 20). [c.144]
Основные требования к организации офиса проекта [c.146]
Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА 149 [c.149]
Компания осуществляет свою деятельность путем разработки, реализации и дальнейшего развития и сопровождения проектов. Основной структурной единицей при этом выступает директор проекта как самостоятельное звено, подчиненное непосредственно генеральному директору компании, а также временная организационная структура управления проектом (см. рис. 6.3). В состав структуры управления проектом входят сотрудники из функциональных подразделений, а также специально приглашенные в проект специалисты, как правило, из других организаций холдинга. В зависимости от проекта эти сотрудники привлекаются на временной или постоянной основе. На каждой стадии жизненного цикла девелоперского проекта организационная структура управления проектом серьезно трансформируется. При этом, как правило, офис проекта остается неизменным. Гибкость системы уп- [c.346]
Компания осуществляет свою деятельность путем разработки, реализации и дальнейшего развития и сопровождения проектов. Основной структурной единицей при этом является директор проекта как самостоятельное звено, подчиненное непосредственно генеральному директору компании, а также временная организационная структура управления проектом (см. рис. 6.2). В состав последней входят сотрудники из функциональных подразделений, а также специально приглашенные в проект специалисты, как правило, из других организаций холдинга. Эти сотрудники в зависимости от проекта привлекаются на временной или постоянной основе. На каждой стадии жизненного цикла девелоперского проекта организационная структура его управления серьезно трансформируется. Офис проекта обычно остается неизменным. Гибкость системы управления без потери управляемости обусловливается наличием системы корпоративных стандартов управления проектами, которые создают необходимую стабильную организационную и информационную связь между структурой девелоперской компании и временной структурой проекта. Основная схема взаимодействия этих структур показана на рис. 6.4. [c.418]
ОРГАНИЗАЦИЯ Глава У ОФИСА ПРОЕКТА [c.144]
Основные принципы организации виртуального офиса проекта Резюме [c.144]
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса [c.149]
Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными. [c.150]
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОГО ОФИСА ПРОЕКТА [c.153]
| Рис. 6.3.1. Примерная схема организации виртуального офиса проекта |  |
Настоящее предложение имеет своей целью получение поддержки усилий, направленных на повышение окупаемости проектов, выполняемых организацией и направленных на достижение ее целей, со стороны руководства предприятия. Правильный выбор проектов, отвечающих целям организации и всех заинтересованных в ее деятельности сторон, ускорение процессов их выполнения способны принести предприятию многие миллионы долларов прибыли. Для этого требуется создать в организации офис управления проектами (ОУП), решающий следующие основные задачи. [c.462]
Авторы надеются, что им удалось в этой книге представить в систематизированном виде достаточную информацию, которая позволит читателям добиваться успеха при создании полезных для их организаций офисов управления проектами. [c.558]
Гораздо реже эксперты упоминают (но при этом гораздо чаще используют) офисы отдельных проектов, под которыми подразумевается инфраструктура, включающая помещение, системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, стандарты и регламенты, необходимые для реализации функций управления проектом и обеспечения конфиденциальности информации. Например, практика IBS состоит в том, что отдельный офис открывается для каждого крупного проекта, причем предпочтительно на территории заказчика. Такой подход, с одной стороны, дисциплинирует исполнителей, а с другой — повышает доверие заказчиков к проекту. Офис управления проектом является, таким образом, временной организационной структурой, создаваемой на период выполнения проекта. Об организации офиса управления проектом можно подробнее прочесть, например, в работе [7]. [c.43]
Венчурный проект 336—337 Виртуальные корпорации 95—97 Виртуальные офисы 20 Внеоборотные активы 224—225 Внешняя среда организации 41, 62-63, [c.579]
То есть, головная фирма-продавец проекта (франчайзер) подготовит и облегчит путь человеку (оператору —-франчайзи), который, возможно, никогда до этого не владел или не управлял предприятием, поможет ему начать собственное дело не только в уже определенных и установленных рамках, но и имея поддержку со стороны мощной организации на уровне головного офиса крупной компании. В ином случае такая поддержка не была бы доступна оператору по той цене, которую он мог бы себе позволить заплатить. [c.301]
История развития инновационного бизнеса. Малый инновационный бизнес начал развиваться у нас только в конце 80-х -начале 90-х гг. А за рубежом термин бизнес-инкубатор , относящийся к организации поддержки малого бизнеса, появился еще в конце 50-х гг., когда один американский социолог так назвал свой проект, над которым смеялась едва ли не вся Америка. Он взял за бесценок в аренду никому не нужное здание старого вокзала и создал в нем организацию, в которую мог прийти каждый начинающий бизнесмен-новатор. Автор первого проекта бизнес-инкубатора разделил вокзал на небольшие комнатки, нанял хорошего юриста и экономиста и начал сдавать (очень дешево) офисы для начинающих малых предприятий. Результаты превзошли надежды. По сведениям статистики, из 100 начинающих бизнесменов в то время состоялись лишь 12. А в бизнес-инкубаторе, который заработал в старом вокзале, через довольно короткое время около 30% предпринимателей перешло из малого в средний бизнес и еще большее их количество заняло определенные ниши в малом бизнесе. Бизнес-инкубатор стал буквально живительной средой для стартующих малых предприятий. [c.85]
Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых — необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом. [c.145]
Если возможности ограничены, выбор также ограничен. Это означает, что решение осуществить свой проект, иметь совершенную технологию, передовую технику, прекрасно оборудованный офис и т.п. одновременно является решением отказаться от чего-то другого. Например, руководство организации решило приобрести импортный микроавтобус за счет экономии на расходах, связанных с приобретением и обновлением спецодежды рабочих. В этом примере появление в организации микроавтобуса стало результатом уменьшения закупок спецодежды рабочих. [c.320]
Управленческие проекты, которые оправдывают мнение, что любой компании, независимо от ее размера, по крайней мере однажды за время ее существования понадобятся профессиональные знания в области управления проектом. Эти проекты возникают, когда компании перемещают свой головной офис, разрабатывают и внедряют новую компьютерную систему, готовятся к торговой выставке, разрабатывают отчет о возможности реализации проекта или какой-либо другой аналитический отчет, занимаются реструктуризацией организации, или вообще запускают процесс, который подразумевает участие руководства и координацию деятельности для получения конечного результата, который нельзя определить как деталь оборудования или объект строительства. [c.2]
Рассудительный подрядчик возьмет под строгий контроль методику ведения корреспонденции по проекту. Подрядчик легко может оказаться в затруднительном положении, если потеряет жизненно важное письмо или другой документ. Необходимо убедиться, что предприняты определенные шаги для выбора маршрутов и контроля во внутренних офисах документооборота, касающегося всех внешних сторон организации проекта. [c.142]
В проектной организации любого типа, где ожидается внесение изменений (что на самом деле означает все типы организаций), рекомендуется создать должность координатора изменений. Эта должность обычно не предусматривает полной занятости, поэтому работник, занимающий данный пост, скорее всего будет также выполнять и другие конторские и административные обязанности по проекту. Офис координатора изменений может находиться в отделе контрактов, в административной группе менеджера проекта, инженерно-техническом отделе или в любом другом месте. Его или ее обязанности будут включать следующее [c.198]
Контролеры направляют всю информацию относительно качества и денежных затрат в офис, и на основе этих данных составляется отчет об общем ходе реализации проекта. Для выявления потенциальных проблем, кроме методов контроля на местах, используются и другие методы. Контроль из центрального офиса заключается в составлении в которые заносятся важнейшие демографические характеристики и ответы на связанные с основными переменными. Во врезке 13,3 "Практика маркетинговых исследований" приведены основные рекомендации по отношению к контролю Совета американских организаций по проведению опросов. [c.508]
Хотя несколько последних десятилетий предпринимались многочисленные инициативы, большинству руководителей до сих пор не удается добиваться стоящих перед ними целей по совершенствованию управления проектами. Число увольнений среди них достигло рекордной отметки. Предлагаемая читателям книга прослеживает связи между этими двумя фактами и содержит множество других удивительных открытий. Последней по времени попыткой разрешения проблем управления проектами стало создание центров координации и сосредоточения всей информации, получивших название офисов управления проектами (ОУП). Эта правильная идея, хотя и реализуется не вполне удачно. Без изменения фундаментальных подходов к организации и направленности их деятельности ОУП рискуют стать еще одним, быстро проходящим увлечением. [c.9]
Преуспеть и продолжить свое существование в организации способен только такой ОУП, который демонстрирует ощутимую ценность для ее руководства. Ценность ОУП складывается из той информации и рекомендаций, которые офис представляет руководству, его роли в повышении интенсивности потока проектов, выполняемых организацией, и сокращении продолжительности каждого проекта. Если достигнутые организацией успехи ее руководители не связывают напрямую с усилиями ОУП, то можно рекомендовать офису правильно составить соответствующее резюме. Но мы рекомендуем сотрудникам ОУП, перед тем, как приступить к составлению резюме, внимательно прочитать данную книгу. В ней содержатся подробные советы, как превратить офис в подразделение, приносящее ощутимую пользу своей организации. В книге, в частности, приведены соответствующие показатели, порядок организации работ, процессы и данные, применение которых позволит ОУП стать лучшим другом для руководства организации и руководителей проектов. [c.10]
В качестве интересного и нетрудоемкого варианта можно посоветовать организацию регионального/отраслевого зала славы или аллеи звезд. Вряд ли можно придумать что-то более простое, чем собрать в одну группу лучших представителей либо вашей отрасли бизнеса, либо просто знаменитых деятелей региона (в любой сфере, по лучше в тех, которые интересуют публику ) и организовать экспозицию . Разумеется, под патронажем вашей организации (возможно, здесь вам потребуется поддержка общественной организации Союза предпринимателей, Общества друзей региональной истории и т. п.). По большому счету, не слишком обязательно даже материальное воплощение данной идеи. Достаточно создать оригинальный сайт, выпустить пресс-релиз и провести презентацию (на которую, думаем, охотно соберутся СМИ). Можно, однако, и воплотить все в оффлайне, впечатав звезды в асфальт — в аккурат рядом с вашим офисом ). Как говорят эксперты, создание залов славы — пожалуй, один из любимых ходов американских компаний. Сегодня разнообразие виртуальных коллекций огромно зал славы рок-н-ролла, национальный зал славы бейсбола, национальный зал славы первооткрывателей и изобретателей и даже национальный женский зал славы. А вот в России (особенно провинциальной) подобных проектов пока немного, так что дерзайте [c.95]
Также функциональная организация обычно используется, когда из-за характера самого проекта одна функциональная область играет доминирующую роль в разработке проекта или особо заинтересована в успехе проекта В этих условиях менеджер верхнего уровня становится ответственным за координацию проекта в целом Например, переподом оборудования и персонала в новый офис будет руководить управляющий аерх-него уровня из административно-хозяйственного отдела Или же проектом, занимающимся обновлением и усовершенствованием информационной системы управления, будет заниматься отдел информационных систем В обоих случаях большая часть проектных работ будет выполняться конкретным отделом, и координация с другими делами будет осуществляться по обычным каналам, [c.258]
Расположение рабочих мест на одной территории. Наиболее очевидный способ ддть ощутить себя частью проектной команды — это собрать всех работающих яа одной территории. Это не всегда возможно матричной организации, где работники лишь частично заняты в проекте, а остальное время вы поля я ют другую работу или заняты в других проектах, Из положения поможет выйти создание проектного офиса, который иногда называют штабом, а ияогда клубом, В этих помещениях обычно ирово-датся собрания и хранится наиболее важная проектная документация. Часто стены увешаны графиками Гаита и другими схемами и диаграммами, имеющими отношение к планированию и контролю. Эти офисы создают реальное впечатление о работе над проектом. [c.347]
Проекты в области инженерно-строительных, строительных, нефте-химических, добывающих и карьерных работ. Их объединяет тот факт, что этап выполнения проекта должен осуществляться на территории, подверженной воздействию факторов, удаленных от головного офиса подрядчика. Эти проекты связаны с особыми рисками и проблемами в области организации и связи. Они зачастую требуют значительных капитальных инвестиций и заслуживают (но не всегда получают) жесткой координации процессов прогрессирования, финансирования и контроля за качеством. Объем финансирования и количество других ресурсов в таких проектах может быть слишком большим для одного подрядчика в таком случае организация процесса и связь еще больше осложняются наличием нескольких подрядчиков, работающих по типу совместного предприятия. [c.2]
Патриция Копач (Patri ia Kopa z) руководит проектом премиальных программ для менеджеров в офисе компании в Луисвилле. Специализируется на формах и программах премировании топ-менеджеров, определении источников финансирования. Имеет большой опыт работы с неприбыльными организациями (учреждениями здравоохранения) и с промышленными компаниями в различных отраслях экономики. П. Копач получила сертификат специалиста по оплате труда Международной ассоциации программ материального поощрения персонала и Вартонской бизнес-школы (штат Пенсильвания). [c.21]
Наконец, в продаже появилась книга Дж Кендалла и С. Роллинза Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами, представляющая не только наиболее полное справочное пособие по данной теме из когда-либо опубликованных ранее, но определенно имеющая все шансы стать настоящим стандартом по созданию ОУП в организациях на многие годы вперед. Если организация пожелает завести у себя такой офис, то необходимо, чтобы все ее руководители ознакомились с этой книгой. [c.7]