Различают три вида номенклатуры дел типовую, примерную и номенклатуру дел организации. [c.205]
Составляются и используются три вида номенклатуры дел типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной. [c.197]
Назовите виды номенклатур дел. [c.301]
Назовите виды номенклатуры дел. 2. Каково назначение номенклатуры дел 3. Сформулируйте правила составления и оформления номенклатуры дел. 4. Сформулируйте правила индексации дел, согласования и утверждения. 5. Что такое классификация документов 6. Какие документы не включаются в номен- [c.188]
Расскажите о видах номенклатуры дел и их значении. [c.74]
В чем заключается назначение номенклатуры дел Какие существуют виды номенклатуры дел Каким требованиям должна отвечать номенклатура дел [c.178]
Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями [c.112]
Какие виды номенклатур дел Вы знаете, каково их назначение [c.173]
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др. [c.200]
Первый блок включает нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работникам, инструкции по документационному обеспечению, регламента работы коллегиального органа, регламента деятельности руководства, табеля форм управленческих документов, альбома унифицированных форм документов, номенклатуры дел организации, классификаторов структурных подразделений, корреспондентов, типовых текстов управленческих документов, ведение справочной работы по документам и некоторые другие виды работ. [c.47]
Автор (корреспондент) Название вида документа Дата документа Индекс документа Дата поступления Индекс поступления Заголовок документа (краткое содержание) Резолюция Реквизиты Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении - формируется составителем РКК Пояснения по заполнению Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя [c.186]
Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы. [c.200]
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. [c.200]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. [c.284]
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. [c.319]
Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел. [c.24]
Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог — год, каталог — вид деятельности, подкаталог — номер дела, и далее уровень конкретного документа — файла). В общем, какую принять систему распределения документов по делам — это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел — закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе Номенклатура дел , который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. [c.106]
Предположим, что нам нужно зарегистрировать первый документ, поступивший в Дело 01 по Виду деятельности 02. Это Дело, или Папка, будет иметь индекс 02-01 (Вид деятельности 02, Дело в рамках этого вида деятельности 01). В нашем примере фрагмента номенклатуры дел это — Дело 02-01 Переписка с клиентами . Индекс — это, по сути, код Папки, Дела, где документ должен находиться. Поскольку документ поступает в Дело первым, его порядковый номер 1, а полный регистрационный номер (идентификационный код, принадлежащий только этому документу), будет 02-01/1. Следующий документ в этом Деле будет иметь регистрационный номер (часто говорят просто номер , иногда просто индекс , подразумевая регистрационный номер, состоящий из индекса Дела и порядкового номера документа в этом Деле) 02-01/2. В двенадцатой папке, заведенной для хранения документов по виду деятельности 03, все документы будут иметь индекс 03-12 и порядковые номера по порядку их поступления в это Дело. Документы не сразу ложатся в папку, поскольку с ними проводят работу, они перемещаются из одного подразделения в другое, приводя к осуществлению предусмотренных управленческих и исполнительских действий. [c.110]
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. [c.127]
Только ясно представляя объем и содержание деятельности, систему и виды документов, можно составить номенклатуру дел, отвечающую установленным требованиям. [c.96]
Практические работники административного делопроизводства и архивов все настойчивей высказывают требование доводить качество номенклатур дел до уровня, который совпадает с описью документальных материалов, сдаваемых из делопроизводства в архив учреждения. Если названия дел, их число, последовательность в описи повторяли бы номенклатуру дел и последняя, таким образом, представляла бы не только план, но и его полное осуществление в виде описи материалов, то составление описей было бы излишним. [c.97]
Классификационные схемы (классификаторы) документов в советских учреждениях. Чтобы классифицировать документацию отдельного центрального учреждения, например, министерства, номенклатуры дел уже недостаточно. Центральные учреждения в связи с их задачами и функциями делятся на отдельные отрасли работы (производства). Каждая такая отрасль деятельности (производства) возглавляется главным управлением, управлением, отделом. Внутри отрасли (производства) могут быть более частные участки деятельности. Каждый такой участок внутри главного управления или управления организационно оформляют в виде отдела, подотдела, сектора, отделения, группы и т. д. [c.104]
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. [c.70]
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Общества, их виды, состав и содержание. [c.70]
В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16487—70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , включивший определения 18 терминов (до-.кумент, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов, научно-технической, учебной, справочной литературе. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2—75 Унифицированные системы документации. Термины и определения , включавший определения уже 129 терминов. [c.27]
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. [c.327]
Для чего служит номенклатура дел 2. Какие виды номенклатур вы знаете 3. Какие требования предъявляются к номенклатуре дел 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел 5. Как оформляется номенклатура дел 6. Какие документы следует использовать при составлении номенклатуры дел 7. Каков порядок утверждения и согласования номенклатуры дел 8. В какой последовательности следует располагать разделы в сводной номенклатуре дел 9. Когда заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел 10. Что означает отметка ЭК при указании срока хранения дела [c.336]
Номенклатуры дел составляют в виде таблицы, разграфленной по установленной форме (приложение 20). [c.183]
Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия) примерные и типовые Si. [c.150]
И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций. [c.151]
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения (в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел. [c.156]
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками бухгалтерии. Бухгалтерия вместе с делами передает в ведомственный архив картотеки учета в подшитом виде вместе с реестром карточек. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. [c.212]
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. [c.94]
Окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве учреждения на втором этапе экспертизы. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение. Такие перечни являются ценным пособием и составляются по отдельным учреждениям, по группам однородных учреждений, по видам документации. Перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение, берутся за основу при составлении номенклатур дел и перечней дел со сроками хранения. [c.115]
В новый раздел включен параграф "Номенклатура дел" (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие "организация документов в делопроизводстве" (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]
Для составления номенклатуры дел пользователю необходимо нажать кнопку <Состав-ление номенклатуры дел>. На экране появляется форма, вид которой приведен на рисунках 2 и 3. [c.95]
Для внесения изменений в номенклатуру дел, а также для составления таких документов, как опись дел постоянного срока хранения, обложек дел на конец года и листов-заверителей дел пользователю необходимо нажать кнопку <Изменение номенклатуры дел и организация хранения документов> на главной форме. При этом на экране появляется форма, вид которой приведен на рисунке 4. [c.97]
Применение автоматизированной системы в работе архивного отдела позволит сократить сроки подготовки документов, использовать только унифицированные формы, облегчить поиск необходимой информации. При использовании автоматизированной системы для создания документов основные действия пользователя будут связаны с вводом и редактированием данных. Кроме этого, на основании введенных пользователем сведений для одного вида документа система сгенерирует другие документы, что существенно облегчит труд сотрудникам отдела. Таким образом, например, на основании данных номенклатуры дел будут созданы обложки для каждого дела, входящего в номенклатуру, составлены листы-заверители и описи для дел постоянного срока хранения. В конце каждого года система будет производить подсчет ко- [c.100]
В разделе Функции указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т. д. [c.130]
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. [c.212]
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД ( Протокол , Акт , Приказ , Номенклатура дел , Должностная инструкция и т. п.). В деловом письме наименование вида документа ( Письмо ) не указывают. [c.32]
Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов. [c.127]
При изучении документообразования следует обращать внимание на состав документов, целесообразность создания тех или иных видов, выявление излишних или "неработающих" документов, правил и способов документирования. С этой целью необходимо тщательное ознакомление с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, перечнем документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Изучаются документы, составленные в структурных подразделениях и хранящиеся в архиве. Данные получают на рабочем месте исполнителя путем непосредственного наблюдения за процессом составления документов. Объектом исследования являются как важные по содержанию документы, так и многочисленные массовые материалы. Выборка единиц осуществляется по номенклатуре дел с определением видов по участкам. Сопроводительные анкеты могут быть в форме карточки для анализа документов и вопросника по документированию.. Это обеспечивает комплексный подход при обследовании процесса документирования. Затем приступают к составлению перечня видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для реализации функций управления, с указанием того, в каких случаях и в каких подразделениях какие документы создаются. [c.111]
Архив учреждения или предприятия не может нормально функционировать без налаженного научно-справочного алла-pan. Обязательными элементами научно-справочного аппарата являются ошкн дел, каталога, картотеки, номенклатуры дел, а также историческая справка фондообразователя. Номенклатура дел является справочником архива после принятия по ней документов в архив из оперативного делопроизводства. В историческую справку вносятся как сведения по истории фондообразователя, так и характеристика самого фонда структура, состав фонда, его содержание и научно-справочный аппарат. Специфичным видом справочников архива являются картотеки, в которых имеются сведения о содержании документов фонда. При этом каталоги архивов базируются на картотеках, созданных и использованных в оперативном делопроизводстве и поступивших в архив одновременно с документами. [c.119]
В 70-х годах корпорация Сире болезненно ощутила на себе последствия перемен в окружающей обстановке. Стратегические установки, принимаемые фирмой на каждое десятилетие начиная с момента ее основания в 1886 г., неизменно били в цель, и в 40-х годах корпорация вытеснила с места лидера корпорацию Монтгомери уорд , которая была старше по возрасту. Фирма Сире делала ставку на экономический рост в послевоенный период, а Монтгомери уорд -на экономический застой. Оправдался расчет фирмы Сире . Она открыла сотни новых магазинов в пригородах, модернизировала свои старые магазины, занялась новыми видами деятельности-страхованием, организацией сберегательных касс, продажей картин. Особенно преуспела корпорация в начале 70-х годов, после чего приняла решение о повороте своей стратегической линии от расширения сферы услуг к поднятию их качественного уровня. Она решила сосредоточить свои усилия на состоятельных покупателях, пополнив номенклатуру высокока-качественными товарами и даже модными товарами индивидуальной разработки. Однако время перемен было выбрано неудачно. Бум обернулся пустой шумихой, а покупатели так и не захотели платить более высокие цены. Вместо этого они стали совершать покупки в магазинах фирмы К-Март и других торговцев, предлагавших товары со скидкой. Не привлек новый подход и новых состоятельных покупателей. В 1974 г. впервые за 13 лет корпорация Сире испытала резкое падение прибылей-на целых 24,8%. В 1976 г. ее прибыли от розничной торговли достигли рекордного уровня 441,2 млн. долл., а затем снова пошли вниз-до 363,9 млн. долл. в 1977 г. и 330,7 млн. долл. в 1978 г.5 [c.435]
Особенностями предприятий ПСМ и ПСИиК. являются 1) распространение большинства предприятий по всем регионам страны, где ведется капитальное строительство с привязкой к видам сырья и расположениям месторождений. Исключение составляют некоторые районы Крайнего Севера 2) большой ассортимент продукции как по наименованиям (типам) материалов, изделий и конструкций, так и по номенклатуре типоразмеров и марок внутри каждого типа. Изменение в составе типов зданий и сооружений, возводимых в каждом районе, делает изменчивой во времени номенклатуру продукции, которую должен выпускать каждый завод 3) большое значение внутренних производственных связей между предприятиями, обслуживающими строительство. Это в основном следствие организационного объединения предприятий добывающей и обрабатывающей промышленности, когда изготовление большинства видов продукции выполняется по цепочке технологически специализированных предприятий 4) много топливоемких производств. Удельный расход топлива (на единицу валовой продукции) на этих предприятиях в 2 раза больше среднего по народному хозяйству. Особенно это относится к предприятиям, использующим в технологии обжиг (цемент, керамика и др.) 5) большой объем грузовых перевозок сырьевых материалов и готовой продукции и низкая транспортабельность (приспособленность к условиям перевозок) многих видов продукции, особенно конструкций и крупных изделий. Эти особенности отражаются на организации работы, мощностях и размещении рассматриваемых предприятий. [c.295]