Справочное пособие рассчитано, в первую очередь, на руководителей и сотрудников предприятий, ответственных за организацию документационного обеспечения управленческой деятельности секретарей-референтов, работников кадровых [c.4]
К категории рабочих относятся работники, выполняющие технологические операции или непосредственно обслуживающие производственный процесс бурильщики, операторы, сварщики и т. д. Ученики — это лица, обучающиеся на данном предприятии для получения квалификации по определенной специальности. Под инженерно-техническими работниками понимаются сотрудники, занимающиеся техническим руководством на предприятии буровые мастера, мастера по добыче нефти, начальники нефтеперерабатывающих установок, начальники и старшие инженеры цехов и отделов и т. д. Служащими являются административно-хозяйственные и учетно-конторские работники предприятия начальники отдела снабжения, экспедиторы и агенты, бухгалтеры, табельщики, статистики, машинистки, секретари и т. п. К младшему обслуживающему персоналу относятся уборщицы и истопники непроизводственных помещений, курьеры и т. п. В категорию работников охраны включается персонал всех видов охраны сторожевой, военизированной, пожарной и др. [c.137]
В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. Пример приказа по основной деятельности приведен на рис. 5.6. [c.118]
К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет ознакомлен , ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы. [c.87]
Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. [c.80]
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами. [c.127]
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", "правой рукой руководителя", то сегодня его уже можно сравнить с "центральной нервной системой предприятия", регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. [c.3]
Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПК, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПК, передаваемые в состав ЛВС программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В ЛВС один ПК большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные ПК называются рабочими станциями или узлами ЛВС. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную БД, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, и бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в ЛВС специальных устройств модемов или факс-модемов). [c.168]
Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания, в том числе и секретаря. Это документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. В должностной инструкции указываются [c.36]
В промышленности России более половины сотрудников служб управления персоналом до последнего времени заняты нормированием и оплатой труда. В системах управления человеческими ресурсами фирм США основное внимание уделяется отбору, адаптации и, оценке персонала. При этом на отбор одного менеджера высшего уровня затрачивается 32 тыс. долл., на менеджера среднего уровня — 8 тыс., бухгалтера — 10 тыс., инженера — 8 тыс., секретаря — 2 тыс. долл. Численность служб управления персоналом зависит от отрасли хозяйства и размеров предприятий. В обрабатывающей промышленности США на одного специалиста по управлению персоналом приходится [c.5]
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными. [c.165]
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т. д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения. [c.122]
Следует выяснить, имеются ли должностные инструкции для служащих делопроизводственного аппарата, каким образом разграничены в них обязанности сотрудников и насколько точно они выполняются в действительности. Разграничение функций устраняет обезличку в работе и повышает чувство ответственности у каждого работника. Важно установить также, соответствуют ли функции, выполняемые сотрудниками, их должностям, поскольку на практике помощники руководителя, референты часто занимаются той же технической работой, что и секретари, делопроизводители. Анализ организационно-нормативных документов позволяет уяснить состав документации, в которой отражается управленческая деятельность предприятия (фирмы). Основными вопросами программы обследования документации являются перечень документов учреждения, применяемых по каждой функции, задаче управления, их целевое назначение объем документации (количество документов, их динамика в пределах года) объем информации, содержащейся в документах, состав показателей документов и степень их использования сроки, периодичность, порядок подготовки, оформления документов удельный вес условно-постоянной и переменной документной информации количество экземпляров документов. [c.195]
В книгу не случайно наряду с вопросами оформления первичных документов по учету труда и его оплаты, включены разделы оформления документации по персоналу, требования по оформлению организационно-распорядительной документации. Дело в том, что в условиях развития малого предпринимательства, глава предприятия сам, менеджер и другие ближайшие его сотрудники в порядке взаимозаменяемости нередко выполняют функции бухгалтера, инспектора по кадрам, маркетолога, занимаются вопросами финансов, снабжения и сбыта и... даже подчас выполняют обязанности секретаря-референта. [c.4]
Секретарь организации (предприятия) после издания приказа организует ознакомление сотрудников, упомянутых в приказе, с его содержанием. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в распорядительную часть включают пункт Приказ довести до сведения всех работников . Один экземпляр приказа вывешивают на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируют ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет Ознакомлен , ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости секретарь копирует подписанный приказ и раздает исполнителям для работы. [c.49]
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками. [c.141]
Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация. [c.52]
Непосредственное руководство секретариатом осуществляет его начальник — шеф-секретарь. Шеф-секретарь является прямым начальником для всех сотрудников секретариата. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора Предприятия по управлению — начальнику управления и является заместителем последнего. [c.308]
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Как правило, все входящие документы адресованы руководителю. Однако это не значит, что все документы надо предоставлять ему на рассмотрение. При хорошей организации распределения поручений между сотрудниками предприятия по содержимому документа можно определить, кто должен исполнить этот документ. Поэтому на предприятии должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый со структурой предприятия, который провизодит предварительное рассмотрение входящих документов, чтобы определить исполнителей. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. Обычно их перечень определяется руководителем. Работой по предварительному рассмотрению документов, как правило, занимается секретарь-референт. При большом документопо-токе это может быть специальная служба документационного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя, тем лучше организована работа на предприятии. [c.107]
Прием делегирования обязанностей или перевода стрелок . Делегирование обязанностей воспринимается как вполне допустимая рабочая процедура, перевод стрелок несет на себе налет непорядочности и неэтичности. Но суть действия одна и та же — вы ищете кого-то, кто мог бы выполнить работу вместо вас. Существуют целые методики делегирования рабочих обязанностей, предназначенных в первую очередь для руководителей предприятия. Самые продвинутые руководители распределяют эти самые обязанности между всеми сотрудниками организации. А двоечники в вопросах организации и менеджмента сбрасывают все на одного человека Чаще всего или своего помощника, или секретаря. И тогда уже последнему необходимо изучать премудрости делегирования обязанностей, чтобы не утонуть с головой . Заметим, что людей, готовых вам помочь, в вашем окружении намного больше, чем это кажется на первый взгляд. И не всегда единственной мотивацией выполнения работы является материальное вознаграждение. Люди любят помогать — это позволяет им чувствовать себя успешными, сильными, добрыми. Позволяйте своим сослуживцам проявить собственное великодушие. [c.87]
Для нормального течения адаптации необходимо предусмотреть прием новичка или группы новичков директором предприятия или его заместителями, секретарями партийной и комсомольской организаций, ответственными сотрудниками профсоюзной организации. Этот прием лучше всего осуществлять после двухмесячной работы адаптанта на предприятии. Опыт показывает, что в течение этого времени у него накапливаются необходимые знания о предприятии, появляются проблемы, сложности и в работе, и в отношениях. Все это позволит обеспечить конструктивность беседы руководителя с адаптантом. Иногда проводится прием группой руководителей, например директором и секретарем партийной организации. Лучше этого избежать. Не следует сожалеть о затраченном времени на прием работника. [c.113]
Секретарь Добрый день. Это фирма X Я хотела бы поговорить с заведующим отделом повышения квалификации господином Метцгером. Фирма Я слушаю. Что Вы хотите Секретарь Мой начальник, господин доктор Ришар, руководитель института, хотел бы встретиться и побеседовать с Вами в пятницу в удобное для Вас время. Он хотел бы лично рассказать Вам о методах работы нашего института в области повышения квалификации сотрудников. Фирма Мы, как крупное предприятие, почти все делаем сами. [c.97]
Работа менеджера/секретаря не относится к узконаправленной профессии. Офисная работа сопряжена с необходимостью владения многими знаниями, умениями, навыками. Используйте эту возможность как замечательную площадку для личностного и профессионального роста. Тогда выполнение любого задания приобретет абсолютно иной смысл вы не просто выполняете нудное задание надоедливого руководства, вы стажируете собственные навыки компьютерного набора, ведения переговоров, выполнения специализированных и переводов и т. д. А как интересно постигать премудрости мотивации сотрудников, тонкости управления организационной культурой, техники планирования деятельности предприятия. Не стесняйтесь всовывать нос в разнообразные сферы работы организации реклама, маркетинг, система управления. Тогда любая производственная задача воспринимается не малопонятным рутинным действием, а частью увлекательной игры. Главное — не заиграться, иначе вас подстерегает опасность попадания в ловушку незаменимого работника. Помните кто везет, на том и едут. [c.116]