Средства для составления документов [c.280]
Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. [c.187]
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов. [c.280]
Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов [c.287]
Разработка стандартов в последние годы стала проводиться с учетом применяемых средств организационной техники. Несмотря на то что серийный выпуск пишущих машин был начат 100 лет тому назад, они до сих пор являются основным средством оргтехники, предназначенным для составления документов. Количество применяемых пишущих машин постоянно растет. Это объясняется в первую очередь тем, что машинописные работы выполняются не только профессиональными машинистками, работающими в централизованных машинописных бюро или в основных подразделениях секретарями-машинистками, но и специалистами различных звеньев аппарата управления. В структурных подразделениях крупных организаций часто используется в несколько десятков раз больше пишущих машин, чем в централизованных машинописных бюро. Повышение эффективности использования пишущих машин при изготовлении управленческих документов приводит к росту производительности труда. [c.21]
Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель, при выборе которых необходимо исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых служащими основных работ, характера и объема документа- [c.144]
К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]
К средствам, предназначенным для составления управленческих, документов, относят пишущие машинки, диктофоны, авторучки и др. Средства размножения документов включают оборудование для светокопирования, фотокопирования, микрофотокопирования, электрографического копирования, термокопирования, офсетной и трафаретной печати, гектографической печати. [c.65]
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА - схема, отражающая движение документов в аппарате управления строится для каждого подразделение системы управления представляет собой таблицу, с левой стороны которой по вертикали формулируются функции управления, выполняемые конкретными функциональными подразделениями, а по горизонтали по каждой функции указываются последовательно слева направо следующие данные виды документов, форм или данных, выходящих или поступающих в подразделение наименование подразделения или организации, откуда поступают или куда направляются после обработки или составления документы, формы или данные наименование и количество технических средств, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных данные о должностных лицах, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных периодичность обработки документа, формы или данных в течение года, количество и время обработок, и др. информация (см. табл.). [c.372]
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций является важным средством контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности социалистической собственности. [c.12]
Документы составляются по ходу совершения хозяйственных операций в цехах, на складах и в других структурных подразделениях предприятия. Они используются прежде всего в организации, планировании и контроле за ходом хозяйственных процессов. С помощью распределительных документов (приказов, нарядов, требований) администрация дает указания о проведении хозяйственных операций. Исполнительные или оправдательные документы (акты, квитанции, выписки из расчетных счетов) освещают содержание и объем выполненных операций и служат для контроля за правильностью и эффективностью действий должностных лиц, ответственных за совершенные хозяйственные операции. Затем документы поступают в бухгалтерию, где после обработки они служат основанием для счетных записей. Прохождение документа с момента его выписки до архива бухгалтерии называется документооборотом. Правильная постановка учета и контроля требует не только доброкачественного оформления первичной документации, но и организации четкой системы документооборота. Если небрежно составленный документ приводит к неправильному, искаженному отражению хозяйственных процессов в учете, то всякая задержка в поступлении первичного документа в бухгалтерию вызывает отставание в учете, вследствие чего он перестает служить средством оперативного руководства и контроля. Документооборот разрабатывается и контролируется главным (старшим) бухгалтером предприятия. [c.47]
Бухгалтерия тесно связана со всеми цехами и отделами предприятия. Цехи и отделы представляют в бухгалтерию документы, необходимые для учета и контроля, а бухгалтерия обеспечивает их учетными сведениями для оперативной работы. Особенно тесная, повседневная связь существует между бухгалтерией и плановым отделом. Учетные и отчетные данные бухгалтерского учета плановый отдел использует для анализа и контроля за ходом выполнения плана и для составления планов на следующий операционный период. Бухгалтерия получает от планового отдела планы, сметы, нормы и другие плановые документы, без которых невозможен повседневный контроль за рациональным расходованием средств. Бухгалтерия и плановый отдел должны обязательно согласовывать системы плановых и учетных показателей, чтобы обеспечить их сопоставимость. [c.65]
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций— важное средство контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности собственности хозяйственного органа. Четвертая, наиболее характерная, особенность метода бухгалтерского учета состоит в применении системы счетов текущего учета для отражения на них хозяйственных операций методом двойной записи. В бухгалтерском учете для каждой качественно однородной группы хозяйственных средств и процессов открывается (заводится) специ-ю [c.10]
Данные текущего учета служат основой для составления сводного бухгалтерского документа — бухгалтерского баланса, характеризующего в обобщенной стоимостной форме состояние средств предприятия на определенную дату. [c.344]
Для составления бухгалтерской отчетности выручка от продаж товаров, продукции и от выполнения работ, услуг устанавливается только по их отгрузке и по предъявлению покупателю (заказчику) расчетных документов. Если по договору обусловлен момент перехода права владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией заказчику после момента поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции в банк либо в кассу организации непосредственно, а также зачета взаимных требований по расчетам, то выручка от реализации такой продукции (товаров) включается в Отчет о прибылях и убытках на дату поступления денежных средств (зачета). Аналогичный порядок применяется в отношении выполненных работ и оказанных услуг. [c.286]
Для составления прогнозных финансовых документов важно правильно определить объем будущих продаж (объем реализованной продукции). Это необходимо для организации производственного процесса, эффективного распределения средств, контроля над запасами. Прогноз объемов продаж дает представление о той доле рынка, которую предполагается завоевать своей продукцией. [c.261]
По желанию клиента сотрудник (сотрудники) аудиторской фирмы работают непосредственно в офисе у заказчика, который берет на себя обязательства по предоставлению необходимого оборудования, организации рабочего места аудитора и др. Если клиент не располагает достаточными средствами для приобретения оргтехники или считает нецелесообразным ее приобретение, не имеет условий для работы сотрудников аудиторской фирмы в офисе клиента, то заказчик берет на себя обязательства исключительно по своевременному предоставлению первичных документов. Все остальные функции — по доставке первичных документов в аудиторскую фирму, обеспечению сохранности документов, обработке документов с помощью программного обеспечения, ведению регистров аналитического и синтетического учета, доставке первичных документов и составленных регистров бухгалтерского учета клиенту и другие — берет на себя аудиторская фирма. [c.97]
Итак, можно сделать вывод о том, что первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а документация — это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта. [c.107]
Древние архивы изобилуют долговыми расписками и контрактами по займам. Чтобы узнать, на какую сумму имеется средств в кредите и сколько из него возвращено, требовалось собрать долговые расписки клиентов и расписки о возврате долгов, после чего сопоставить их как приход и расход. Не исключается вероятность составления первичных документов с идентичным текстом в двух (или нескольких — по числу контрагентов) экземплярах. Один из них обязательно должен был храниться у кредитора. Приведем для примера документ с описью средств в депозите по их владельцам, который относится примерно ко II тысячелетию до н.э. (N 43) [284, с. 9] [c.98]
На основании содержания. хозяйственных операций открывают следующие счета текущего учета 1) Касса , 2) Расчетный счет в Госбанке (на основании первой операции, а счет расчетного счета в Госбанке затрагивается операциями третьей и четвертой) т 3) Прибыль (на основании второй операции), 5) Ссуды под расчетные документы в пути (на основании третьей операции), 6) Задолженность по заработной плате и отчислениям на социальное страхование (на основании четвертой операции). Два из открываемых шести счетов — Касса и Расчетный счет в Госбанке — являются активными, остальные четыре — пассивными. В открытых счетах производят запись начальных сальдо (суммы берутся из баланса, см. табл. 1), затем, исходя из хозяйственных операций, производят разноску сумм по счетам. Счета бухгалтерского учета открывают в начале хозяйственного года, и служат они для учета текущих хозяйственных процессов в течение всего года. Вместе с тем эти счета обеспечивают полную возможность составлять на основе имеющихся в них данных периодические балансы. Данными для составления периодических балансов, отражающих на оперативный момент состав и размещение хозяйственных средств, а также источники их образования, являются суммы каждого сальдо всех счетов актива и пассива. [c.30]
Технический прогресс перевернул традиционные представления о документах как о бумажных вещах с зафиксированной на них текстовой либо визуальной информацией. Появление и развитие средств звукозаписи, а затем и электронно-вычислительной техники заставили признать значение документа за объектами с такими свойствами, которые исключали органолептическое, непосредственное восприятие содержания данного документа. Для этого потребовались специальные средства воспроизведения. Соответственно и для составления таких документов стали нужны иные средства записи, нежели ручка, перо или даже пишущая машинка. [c.10]
Завершающая стадия эмиссии — это регистрация отчета об, итогах выпуска. Отчет включает информацию о количестве размещенных ценных бумаг, фактической цене размещения, более детально описываются поступления от размещения ценных бумаг. В отчетном документе существует следующая градация денежные средства, полученные в рублях, денежные средства в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на день внесения, объем материальных и нематериальных активов, пересчитанных в валюте Российской Федерации. Для составления и утверждения отчета об итогах выпуска установлены следующие процессуальные сроки 30 дней со дня завершения размещения — эмитент направляет отчет в регистрирующий орган и 2 недели — на рассмотрение отчета регистрирующим органом при отсутствии нарушений в процессе эмиссии (ст. 25 Закона О рынке ценных бумаг ,). [c.381]
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. [c.11]
Должностные обязанности. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, [c.132]
Должностные обязанности. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по проведению необходимых технических расчетов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативный документам. Осуществляет наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следит за его исправным состоянием. Участвует в проведении экспериментов и испытаний, подключает приборы, регистрирует необходимые характеристики и параметры и проводит обработку полученных результатов. Принимает участие в разработке программ, инструкций и другой технической документации, в изготовлении макетов, а также в испытаниях и экспериментальных работах. Выполняет работу по сбору, обработке и накоплению исходных материалов, данных статистической отчетности, научно-технической информации. Составляет описания проводимых работ, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию. Изучает с целью использования в работе справочную и специальную литературу. Участвует в обосновании экономической эффективности внедрения новой техники и прогрессивной технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Выполняет работу по оформлению плановой и отчетной документации, вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обсуждении выполняемой работы. Принимает и регистрирует поступающую документацию и корреспонденцию по выполняемой работе, обеспечивает ее сохранность, ведет учет прохождения документов и контроль за сроками их исполнения, а также осуществляет техническое оформление документов, законченных делопроизводством. Систематизирует, обрабатывает и подготавливает данные для составления отчетов о работе. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.206]
Должностные обязанности. Выполняет под руководством более квалифицированного специалиста расчеты, необходимые для составления проектов перспективных и годовых планов производственной, хозяйственной и социальной деятельности предприятия, разработки технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат для определения себестоимости продукции, планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, топлива, энергии, потребляемые в производстве. Принимает участие в работе по определению плановых показателей и заданий, сроков их выполнения и доведению их до подразделений. Осуществляет сбор и систематизацию предложений работников предприятия по улучшению качества продукции и всей работы коллектива, организации труда, повышению его эффективности в целях выявления резервов производства. Участвует в проверке правильности расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений, проведении технико-экономического анализа деятельности предприятия и отдельных подразделений. Принимает поступающую документацию, проверяет правильность заполнения и наличие всех необходимых данных в представляемых подразделениями предприятия учетных и отчетных документах. Ведет учет выполнения плановых заданий, подбирает материал для подготовки различных справок о производственно-хозяйственной деятельности предприятия, его подразделений, накапливает и обрабатывает показатели выполнения плановых заданий для составления установленной отчетности. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.215]
Неотъемлемой частью инженерно-управленческого труда является составление деловых документов. Продолжительное. время основным техническим средством механизации составления оригиналов деловых документов и получения их копий являлись пишущие машины. В настоящее время все более широкое практическое значение приобретает использование для этих целей диктофонной техники. [c.163]
Основной документ содержит наиболее полную информацию, составленную на базе унифицированных реквизитов, и его ввод может обеспечить исходными данными решение широкого круга задач. Дополнение основного документа кодами и увязка с макетом перфорации дают унифицированный машинно-ориентированный документ. Применение этого метода позволяет избежать повторного копирования документов у адресата (на практике оно часто проводится последовательно на всех уровнях управления) как путем более легкого получения увеличенных тиражей, так и отправкой адресату основного документа, по которому он при минимальных затратах изготовит потребное количество экземпляров для себя и подведомственных организаций. К числу перспективных комбинаций известных методов изготовления документов может быть отнесено применение пишущего автомата для печати с фонограмм текстов, в дальнейшем подвергающихся неизбежной корректурной обработке. При диктовке больших участков текста составитель документа редко обходится без последующих правок, допускает опечатки и машинистка, и поэтому печатание с диктофона на пишущем автомате может значительно расширить границы эффективного применения последнего. При выборе различных технических средств для изготовления управленческих документов необходимо принимать во внимание желательный знаковый набор, нужное количество экземпляров, качество печати и т. д., однако основным критерием выбора должен быть экономический эффект. Расчет его прост, но бывают необходимы исходные данные, для получения которых приходится специально проводить эксперименты. [c.148]
К средствам составления, копирования и оперативного размножения документов относятся пишущие машинки и автоматы, диктофоны, оборудование электрофотографического копировании, конторские офсетные машины, микросъемочное оборудование, фотоувеличнтельная аппаратура, аппаратура для чтения микрофотокопий и г. д. В эту группу входят также средства обработки документов, включающие машины сортировальные, оборудование и устройства резальные, скрепляющие и склеивающие, средства для нанесения защитных покрытий на документы, машины и устройства адресовальныс и штемпелевальные, агрсгатированные линии для обработки корреспонденции, машины и оборудование для переработки (уничтожения) документов. [c.363]
Информация, поступившая в ИВЦ, используется для выдачи ПДС решений и соответствующих рекомендаций по управлению технологическими процесса ми, а также для составления и автоматической выдачи необходимых документов. ПДС по каналам телемеханику передает управляющее воздействие в ОПС для контроля и автоматизированного управления технологическими объектами (изменение уставок регуляторов, переключение технологических линий, включение — выключение скважин, ввод резерва и т. п.). Кроме средств телемеханики диспетчер использует каналы связи для руководства технологическими службами и бригадами, находящимися на УКПГ или ГС. [c.44]
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях по дебету и кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса. [c.79]
Имеется ли возможность использования типовых текстов (Унифицировать можно лишь некоторые фразы, части текста, текст документа в целом в этих случаях повторяющиеся части текстов выносят в трафарет, а для неповторяющихся оставляют свободные строки, заполняемые при составлении документов трафаретные бланки изготовляют типографским способом или на множительных аппаратах в виде специальных сборников, бланков документов с готовым текстом (частями текста), а также в форме образцов типовых текстов применение. типовых текстов в управленческой деятельности сокращает время на составление документов в 3—4 раза тра-фаретизация способствует решению проблемы обработки документов и их поиска средствами вычислительной техники типовые тексты исключают составление черновиков и неоднократную перепечатку документов). [c.42]
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических опе-рограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-техноло-гические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. [c.166]
Для экономии времени при составлении документов целесообразно шире использовать технические средства. Например, применение диктофонов позволяет избежать написания черновиков документов и сократить время подготовки документов в 2—3 раза, а при наличии диктофонно-машинописного бюро можно диктовать нужный текст по телефону. [c.165]
Эти документы позволяют наметить общую схему распределения средств. Будучи использованы должным образом, они выступают и как инструмент для составления финансовой сметы будущих расходов, и как индикатор проблем в настоящем, и даже как генератор возможных решений. Если же они будут использоваться несистематично, то они бесполезны. А неправильная их интерпретация вообще опасна. Неадекватная финансовая информация может поставить предприятие на грань краха, так как приведет к [c.207]
Секретарь-корреспондент (его называют иногда ре- ферентом по делопроизводству), в истинном значении этой профессии, должен быть полноценным,, обладающим определенными правами, помощником начальника и ответственных исполнителей в национальной постановке документации учреждения. Как правило, секретарь-корреспондент должен владеть машинописью, стенографией, уметь работать на записывающих и множительных аппаратах индивидуального пользования (магнитофоны, фотоаппараты, множительные средства, аппараты микрофотокопирований и т. д.). Заметим одновременно, что непрерывное расширение парка пишущих машин в советских учреждениях делает вполне реальной и неотложной задачу овладения машинописью. не только секретарями, но и всеми лицами, занимающимися составлением документов. Для диктовки писем необходимо использовать диктофоны и магнитофоны. [c.198]