Техническая обработка документов 109—111 [c.358]
Экспертиза научной и практической ценности документов — научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения. [c.140]
Таким образом, из дела фонда можно узнать дату создания учреждения, подчиненность, функции, реорганизации, условия хранения материалов, виды научно-технической обработки документов. [c.90]
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА - схема, отражающая движение документов в аппарате управления строится для каждого подразделение системы управления представляет собой таблицу, с левой стороны которой по вертикали формулируются функции управления, выполняемые конкретными функциональными подразделениями, а по горизонтали по каждой функции указываются последовательно слева направо следующие данные виды документов, форм или данных, выходящих или поступающих в подразделение наименование подразделения или организации, откуда поступают или куда направляются после обработки или составления документы, формы или данные наименование и количество технических средств, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных данные о должностных лицах, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных периодичность обработки документа, формы или данных в течение года, количество и время обработок, и др. информация (см. табл.). [c.372]
Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 16.1 представлен примерный график документооборота. [c.453]
Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных Счетная машинка, печатная машинка [c.39]
Службой ДОУ многих организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов и т. д. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую статистику. [c.170]
Важное современное средство совершенствования документооборота — компьютеризация операций составления и обработки документов технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. [c.177]
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов. Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель. [c.343]
Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств. [c.344]
Должностные обязанности. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по проведению необходимых технических расчетов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативный документам. Осуществляет наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следит за его исправным состоянием. Участвует в проведении экспериментов и испытаний, подключает приборы, регистрирует необходимые характеристики и параметры и проводит обработку полученных результатов. Принимает участие в разработке программ, инструкций и другой технической документации, в изготовлении макетов, а также в испытаниях и экспериментальных работах. Выполняет работу по сбору, обработке и накоплению исходных материалов, данных статистической отчетности, научно-технической информации. Составляет описания проводимых работ, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию. Изучает с целью использования в работе справочную и специальную литературу. Участвует в обосновании экономической эффективности внедрения новой техники и прогрессивной технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Выполняет работу по оформлению плановой и отчетной документации, вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обсуждении выполняемой работы. Принимает и регистрирует поступающую документацию и корреспонденцию по выполняемой работе, обеспечивает ее сохранность, ведет учет прохождения документов и контроль за сроками их исполнения, а также осуществляет техническое оформление документов, законченных делопроизводством. Систематизирует, обрабатывает и подготавливает данные для составления отчетов о работе. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.206]
Должностные обязанности. Осуществляет экономический анализ деятельности ВЦ (ИВЦ), подготовку данных для обработки информации с применением средств вычислительной техники и составляет по соответствующим формам периодическую отчетность в установленные сроки. Участвует в составлении перспективных и годовых планов, в разработке нормативов материальных и трудовых затрат, в определении стоимости работ и цен на услуги. Контролирует сроки представления и подготовку к машинной обработке информации, правильность заполнения и наличие всех необходимых данных в документах. Принимает участие в составлении проектов механизации и автоматизации обработки информации по задачам различных типов. Формулирует экономическую постановку задач либо отдельных их этапов, исследует возможность использования готовых проектов, алгоритмов и программ. Ведет работу по созданию и периодическому обновлению картотек справочной и нормативной информации. Следит за обработкой информации и сроками выполнения работ. Изучает и анализирует действующие формы первичных документов и отчетности по отдельным видам бухгалтерского учета, технико-экономические расчеты по планированию, материально-техническому снабжению, сбыту, материальным и трудовым затратам. Принимает заказы, сопроводительную и другую документацию, осуществляет оперативный учет выполнения работ и контроль расчетов с заказчиками. Инструктирует операторов о порядке обработки документов, принимает работу, оформляет документы по учету выработки. [c.228]
Должностные обязанности. Выполняет работу по сбору, обработке и накоплению исходных материалов, данных статистической отчетности и другой информации в процессе осуществления исследований и разработок в соответствии с утвержденной методической программой и в пределах строго регламентированного задания. Участвует в разработке простых проектов, несложных схем, составляет спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию, выполняет несложные технические расчеты. Составляет в соответствии с действующей нормативно-технической документацией описания проводимых исследований и разрабатываемых проектов. Выполняет работу по наладке, настройке, регулировке и опытной проверке оборудования (приборов, аппаратуры) в лабораторных условиях и на объектах, следит за его исправным состоянием. Принимает участие в изготовлении простых макетов, в испытаниях и экспериментальных работах по проводимым исследованиям и разработкам в соответствии с инструкциями и программами. Изучает с целью использования в работе материалы научно-технической информации, типовые проекты справочную и специальную литературу. Выполняет техническую работу по оформлению рукописей, плановой и отчетной документации, осуществляет графическое оформление материалов. Вносит необходимые изменения и исправления в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обсуждении выполненных работ. Сверяет и исправляет материалы после копирования и размножения. Принимает и регистрирует корреспонденцию, обеспечивает ее сохранность, ведет учет прохождения документов и контроль за сроками их исполнения, а также осуществляет техническое оформление документов, законченных делопроизводством. [c.300]
На втором этапе проводятся систематизация и группировка учетной информации эти части учетного процесса органически связаны между собой происходит техническая обработка первичной информации, ее систематизация в соответствии с требованиями организации бухгалтерского учета, управления и текущего контроля. Немаловажное значение имеет группировка учетной информации в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей. На обеих стадиях учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии — проводится предварительный, текущий и последующий контроль, включая проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества учетных данных на основе периодически проводимых инвентаризаций основных средств, материальных и других ценностей, расчетов и обязательств. [c.421]
Технические средства, применяемые для изготовления и обработки документов, предъявляют в основном требования к их форме, хотя оказывают известное влияние и на содержание документов. [c.64]
Перспективы развития отраслевой системы НТИ химической промышленности в значительной степени связаны с укреплением материально-технической базы информационных органов, оснащением их современными техническими средствами, высокопроизводительными ЭВМ и микрофильмирующими установками, с широким использованием поиска и передачи массивов информации па магнитных лентах и микрофишах. Одновременно необходимо решить важную задачу — обеспечение исчерпывающей одноразовой аналитико-синтетической обработки документов и многоцелевого использования результатов этой обработки для различных видов информационного обслуживания (избирательное распространение информации, ретроспективный поиск, выдача фактографической информации, подготовка информационных изданий и др.). [c.165]
Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей, [c.517]
Техническая контора (ТК) и информационный центр (ИЦ) являются основными элементами технологической линии обработки документов на станции, от качества и своевременности которой зависят выполнение графика отправления поездов, непрерывность поступления вагонов на обслуживание, начало выполнения станционных операций. Работа ТК и ИЦ существенно влияет на темпы переработки вагонов на станции, обеспечение взаимодействия элементов технологического процесса. Руководит работой ТК и ИЦ начальник ТК. [c.51]
Механизация учета повышает скорость обработки документов, повышает производительность труда счетных работников, сокращает сроки составления отчетности, расширяет объем перерабатываемой информации., Механизацию учета в системе потребительской кооперации осуществляют вычислительные предприятия (ВП) в форме машиносчетного бюро (МСБ), "которое оснащается ВКМ машиносчетной станции (МСС), технической базой которой является ВПМ вычислительного центра (ВЦ), который предполагает использование ЭВМ. В настоящее время в потребительской кооперации функционируют более 550 МСБ, 46 МСС и 24 ВЦ. Кроме того, около 5000 кооперативных организаций пользуются услугами МСС органов государственной статистики на договорных началах. В соответствии с планом механизации учета на начало одиннадцатой пятилетки полной механизацией должно быть охвачено 6200 кооперативных организаций и предприятий торговли и общественного питания. [c.47]
Ко второй стадии обычно относят систематизацию и группировку учетной информации, содержащейся в первичных учетных. документах. И эти части учетного процесса органически связаны между собой происходит техническая обработка первичных данных, их систематизация в соответствии с требованиями организации бухгалтерского учета, управления и текущего контроля. Здесь немаловажное значение отводится также группировке учетной информации в форме, пригодной для составления государственной отчетности. [c.20]
Усложнение и увеличение масштабов производства, требования научно-технического прогресса и перестройки экономики вызвали значительный рост информации в сфере управления. Объем служебных документов ежегодно растет, как и численность персонала, обрабатывающего их. Внедрение машинной обработки документов не сократило их численность, а, наоборот, привело к возрастанию. Простое увеличение численности управленческого персонала не может дать положительного эффекта, нужны большие усилия для решения многоаспектных организационных задач. [c.34]
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, машбюро, копировально-множительная служба и т. п.). [c.265]
Научно-технические документы выдаются из хранилищ для использования (см. разд. 7) для проведения архивных работ для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, обработке документов с целью обеспечения их сохранности. [c.30]
Описи единиц хранения создаются в результате описания и научно-технической обработки НТД, включенной в перечень проектов, проблем, служат целям учета и одновременно являются справочниками по составу и содержанию, обеспечивают поиск документов. [c.40]
В.И. Ленин неоднократно подчеркивал важность снижения расходов на содержание аппарата управления, в том числе и за счет упорядочения делопроизводства [4, с. 310 5, с. 421]. Актуальна эта задача и теперь, так как технические операции по подготовке и обработке документов поглощают большую часть рабочего времени сотрудников аппарата управления. В результате сокращается время выполнения творческих операций по принятию управленческих решений, а следовательно, и их качество. Таким образом, уменьшение временных затрат на работу с документами позволит повысить качество управления или сократить расходы на содержание аппарата управления. [c.5]
Основной задачей настоящей работы является разработка методов комплексной унификации и стандартизации документов на основе закономерностей построения их форм. Задача решается с учетом современной и перспективной технологии изготовления и обработки документов с помощью технических средств. Анализ комплекса технологических процессов изготовления и обработки документов, включая ручные механизированные и автоматизированные операции,осуществлялся на основе системного подхода. [c.9]
Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.197]
Необходимость проведения такой работы объясняется тем, что в процессе деятельности учреждений создается очень много документов, ценность которых различна. Часть документов сохраняют свою ценность постоянно, часть-—в течение длительного времени (10, 25, 40, 75 лет), некоторые же хранятся кратковременно (1, 3, Глет). Если не производить отбор, архивы будут завалены миллионами документов, не- имеющих практиче-, ского и научного значения, в то время как хранение их потребует большого количества специальных помещений и затраты труда на научно-техническую обработку. [c.68]
В начале дела, сформированного из особо важных документов, рекомендуется помещать внутреннюю опись, в которую вносятся все документы данного дела. Порядок научно-технической обработки дел детально расписан в Основных правилах постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР . [c.72]
Стенюков М.В. - выпускник факультета государственного делопроизводства МГИАИ (РГГУ) руководитель ВТК по научно-технической обработке документов организаций (1982 - 1993 гг.) преподаватель Центрального института повышения квалификации (1980 - 1991 гг.) учебного центра "Феликс" Московской школы секретарей выпускник британских курсов повышения квалификации преподавателей JHP автор статей и книг по делопроизводству. [c.2]
В договоре на проведение аудиторской проверки должно быть предусмотрено, на которую из сторон (заказчика либо исполнителя — аудитора/аудиторскую фирму) будет возложена ответственность, если в ходе выполнения работ по договору будут нарушены права третьего лица, охраняемые законом. Естественно, что такая ответственность может возникнуть только в том случае, если третье лицо заявит о своих требованиях, но в договоре ее следует предусмотреть. Речь идет прежде всего об использовании в процессе аудита различных лицензионных программных продуктов. Если аудитор или сотрудники аудиторской фирмы работают на технических средствах аудиторской фирмы (либо компьютерах типа ноутбук , которые можно взять с собой для работы к клиенту, либо персональных компь- ютерах обычного класса, если обработка документов клиента ведется в служебном помещении аудиторской фирмы), то ответственности перед владельцем прав на программные продукты у аудиторской фирмы не возникает. [c.203]
Техническое обеспечение. Рабочие места работников службы делопроизводства должны быть оснащены мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами. К техническим средствам относятся средства составления текстовых документов (пишущие машины, компьютеры, дикто-фонная техника, ручки, карандаши) копировальная и множительная техника, средства обработки документов, средства хранения, поиска и передачи документов техника управленческой связи. [c.136]
По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники постепенно заменяется на более четкую формулировку создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов . В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы1. [c.199]
Обработка документов с помощью ЭВМ в товарной конторе включает таксировку, составление дорожной ведомости, расчет с отправителями по сборам и провозной плате (фран-кирование), выдачу грузовой квитанции, подбор документов к вагонным листам и пересылка их в техническую контору. [c.324]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по документационному обеспечению управления порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления методы разработки их оптимальных структур методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, стандарты на унифицированные системы документации порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов организацию архивного дела технические средства обработки документов и информации и перспективы их развития нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления основы программирования, методы проектирова- [c.119]
Впервые разработан метод стандартизации документов на основе оптимизации параметров их форм. В отличие от проводившейся прежде стандартизации практически сложившихся форм документов поставлена задача их оптимизации по критерию минимальных приведенных затрат на стандартизацию форм, изготовление и обработку документов. Показано, что эта оптимизация одновременно приводит и к оптимизации по критерию минимальных затрат времени на работу с документами. Установлен перечень параметров и характеристик документов и правил их оформления, которые целесообразно оптимизировать. Предложенный метод предусматривает изолированное определение отдельных параметров с Дальнейшим их использованием в качестве ограничений при совместном определении группы других параметров документов и технических средств. Оптимизация основана на использовании разработанной матема- [c.155]
Дела, законченные делопроизводством, в течение одного грда остаются в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения. В 1979 г. сдаются в архив документы за 1977 г. Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.72]
Механизация делопроизводственных процессов заклю чается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Основная задача механизации — выполнение нетворческих (вспомогательных) операций техническими средствами. Механизация делопроизводства служит для повышения производительности и удешевления управленческого труда. [c.85]
Таким образом, автоматизированная обработка документов приводит к изменению традиционной технологии доку-ментообразования, к автоматизации документооборота, а также к появлению новых документов как носителей информации, выполняющих функции ее отображения и хранения. Выбор носителей определяется задачами дальнейшего применения документной информации, ее объемами, а также техническими средствами, предназначенными для обработки документов. [c.71]