От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д. [c.235]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [c.154]
Наибольший экономический эффект дает сочетание унификации документации с автоматизацией процессов обработки многократно заполняемых однотипных документов. Показателем эффекта в этом случае является сокращение трудозатрат на обработку каждого документа. [c.154]
Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]
Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспондентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различными документами, проектами и т. п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс многократно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. В результате большая часть учрежденческой корреспонденции может быть доставлена получателю не в виде оригинала сообщения, а в виде его копии с использованием средств электросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортировку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала. [c.364]
Системы автоматизации деловых процессов (АЩ1) предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа. [c.542]
Во-первых, требуется обоснование самой необходимости внесения в документ данной информации, исключая по возможности ее дублирование в других документах, поскольку это затрудняет внесение изменений, возникающих в процессе эксплуатации. Во-вторых, формы и порядок составления документов должны быть строго формализованы и регламентированы с целью создания максимальных возможностей для автоматизации их обработки или создания. [c.173]
В стране образован и аккредитован Госстандартом СССР Государственный испытательный центр (ГИЦ ПС ВТ) в области ПС, опиравшийся на нормативные документы, в том числе стандарты, утвержденные директивными органами, Госстандартом СССР и другими ведомствами. В настоящее время ГИЦ ПС ВТ предлагает к использованию программный комплекс автоматизации процесса испытаний и оценки качества (ПК АОК), представляющий собой автоматизированную систему поддержки процесса оценки качества экспертным методом с возможностью интеграции с инструментальными средствами. Система устанавливает требования к специализации и квалификации экспертов по каждому показателю качества и обеспечивает работу экспертов в сетевом режиме. В системе предусмотрено применение математического аппарата обработки мнений группы экспертов по оценке наиболее важных показателей. Эксперту также предоставляется перечень актуальных нормативных документов по предметным областям. Программный комплекс построен на основе архитектуры клиент-сервер и обеспечивает распределенную работу в сети. Оценка производится на основе многоуровневой иерархической модели показателей качества. [c.371]
При обработке технической конторой местных поездов основным является составление сортировочного листка, по которому производится роспуск состава на горке. В сортировочном листке указываются номера путей сортировочного парка в соответствии с их специализацией по положению вагонов, количество вагонов в отцепе, общее число отцепов, число физических вагонов. Сортировочный листок пересылается дежурному по горке, который и руководствуется им при роспуске состава. При автоматизации процесса расформирования состава программа роспуска задается на горочном приемо-сдаточном устройстве. Сортировочный листок составляется на основе натурного листа. Однако после сверки натурного листа с поездными документами и фактическим наличием вагонов в составе в сортировочный листок вносятся изменения, а также пометки о неисправности вагонов. [c.62]
Первое направление предполагает автоматизацию таких стадий учетного процесса, как изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработка документов и т. п. [c.134]
Для автоматизации процесса формирования аналитической информации со всех первичных документов параллельно пробиваются перфокарты, которые служат основанием для составления табуляграмм аналитического учета. При этом механизированная обработка данных аналитического учета технологически не связана с обработкой данных синтетического учета. Поэтому много времени отнимает взаимная сверка регистров синтетического и аналитического учета, хронологических и систематических записей. [c.31]
Анализ технологического процесса изготовления и обработки документов, опыт стандартизации системы графических моделей и предложенные выше принципы унификации и стандартизации документов позволили установить параметры и характеристики форм документов для их унификации с учетом требований механизации и автоматизации (табл. 3.1). Рассмотрим возможность оптимизации перечисленных параметров и характеристик. [c.58]
Кроме этих предложений, связанных с механизацией и автоматизацией изготовления и обработки документов, заслуживают внедрения и рекомендации по рационализации рассматриваемого технологического процесса. К ним, в частности, относится применение конвертов с окнами, исключающими написание адреса на конверте. Рекомендуемые конверты будут особенно эффективны при построении всех документов на основе предложенной единой модели. Разумеется, изменение формуляров-образцов целесообразно провести постепенно при очередных пересмотрах ГОСТов с соблюдением принципа стабильности форм документов. [c.145]
Приведенные в табл. 5. 12 данные показывают, что суммарный экономический эффект в расчете на один документ возрастает с увеличением возможных путей снижения себестоимости изготовления и обработки документов и особенно с ростом уровня механизации и автоматизации рассматриваемого технологического процесса. Близкие к приведенным результатам дали расчеты экономического эффекта от унификации отраслевых документов [41, 42]. В этих расчетах не учитывался дополнительный эффект за счет оптимизации параметров форм документов, который для ряда случаев, отраженных в табл. 5.2, 5.6 и 5.7, сопоставим [c.150]
Показаны методы расчета экономического эффекта от унификации и стандартизации документов, разработанные ранее и уточненные при выполнении настоящей работы. Установлено, что суммарный экономический эффект, приходящийся на один документ, возрастает с увеличением числа учитываемых направлений снижения себестоимости изготовления и обработки документов, особенно с ростом уровня механизации и автоматизации этих процессов, с 0,4 до 35,6 коп. в год. [c.158]
Механизация и автоматизация отдельных операций по подготовке документов, их копированию и оперативному размножению, контролю исполнения и т. д. должны иметь целью комплексный охват всех процессов создания и обработки документов. [c.208]
Таким образом, внедрение средств электронной вычислительной техники для автоматизации процессов сбора информации и обработки документов приводит, как правило, к перераспределению части работ между делопроизводственными и функциональными подразделениями аппарата-управления, с одной стороны, и вычислительным подразделением, с другой. [c.70]
Для автоматизации процесса формирования показателей по ре-, ализации в принятой детализации (при обработке документов по кассе и расчетному счету) суммы, поступившие в оплату счетов [c.27]
В процессе управления народным хозяйством выполняется ряд постоянно повторяющихся операций, при которых заполняется множество документов. Например, товаросопроводительная документация для внешнего и внутреннего рынков, товарно-транспортные накладные и др. Значительному повышению эффективности процесса управления способствует автоматизация обработки таких документов. Это делает целесообразной разработку типовых форм документов или даже совокупности таких форм, удобных для автоматизации процессов их обработки. Примером может служить товаросопроводительная документация для внешнего рынка, при заполнении которой используется метод однократной записи. [c.73]
Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами. [c.248]
Фотоэлектронное копирование осуществляется посредством электроискрового воздействия на специальную бумагу или пленку без последующей обработки. Этот способ, позволяющий получить контрастные копии с оригиналов любого цвета и на любой обложке, в том числе малоконтрастные, применяются в основном для изготовления трафаретных печатных форм. С каждой из них в дальнейшем получают до 5—10 тыс. оттисков. Важным преимуществом фотоэлектронного копирования является возможность полной автоматизации процесса получения копий и изготовления их на свету, абсолютная надежность воспроизведения на копии всех элементов изображения оригинала и возможность одновременного обслуживания двух-трех параллельно работающих аппаратов одним оператором. Вместе с тем его использование для получения единичных копий документа экономически неэффективно. Недостатком процесса является относительно невысокая производительность, а также невозможность изменять масштаб копируемого оригинала. [c.182]
В условиях автоматизации бухгалтерского учета проблема документирования становится более серьезной. Обработка совершается быстро, но сохраняется трудоемкий процесс первичного документирования. В связи с этим нельзя говорить о бездокументном (безбумажном) учете. Только текущий хронологический и систематический учет осуществляется без заполнения документов классического типа. Вторичные носители данных — различные регистры заменяются машинными носителями, что особенно важно в условиях пакетной обработки информации, когда первичные данные записываются на бумажных документах и результатная информация также печатается на бумаге. [c.45]
Учетная (бухгалтерская) документация должна отвечать следующим основным требованиям быть точной, т. е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению простой и ясной, понятной не только работникам учетного аппарата, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, предпринимателям, учредителям и т. д.) своевременно оформленной и ориентированной на обработку ее в условиях автоматизации учетного процесса. Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть качественной и эффективной, т. е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени. [c.95]
Проект механизации (автоматизации) бухгалтерского учета включает разработку технологии механизированной обработки учетной информации как на ВУ, так и в бухгалтерии предприятия. Этим проектом должны быть разработаны первичные документы, приспособленные к механизированной их обработке документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных в ВУ коды отчетные разработки, получаемые автоматически программы работ вычислительной техники технологические и инструкционные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса машинной обработки учетной информации, в том числе и работу учетного персонала и персонала других функциональных служб предприятия по сбору и передаче первичной учетной информации на ее обработку в ВУ и по использованию полученных на ВУ отчетных разработок. [c.53]
Значительному росту биржевого оборота на протяжении последних двух-трех десятилетий способствовало внедрение новых технических средств, прежде всего ЭВМ. Так, установка в расчетных палатах ЭВМ позволила полностью решить проблемы автоматизации расчетов с клиентами, выписки всех необходимых документов, связанных с расчетами, начисления комиссии, хранения информации и т.д. Кроме того, удалось снизить расходы по обслуживанию фьючерсной торговли, ускорить обработку документации и улучшить ее качество, создать технические предпосылки для расширения биржевой торговли. Внедрение ЭВМ позволяет сосредоточивать в одном центре расчеты для нескольких бирж не только одной страны, но и ряда стран. Например, Международная товарная расчетная палата (Лондон, Великобритания) осуществляет расчеты не только для лондонских фьючерсных рынков, но также для сиднейских, парижских и ряда других, что снижает расходы клиентов по проведению арбитражных операций между рынками разных стран и между рынками различных товаров одной страны и ведет к увеличению объема фьючерсных сделок. Применение ЭВМ на биржах позволяет автоматизировать процесс биржевой торговли. [c.38]
Перейдем к рассмотрению второго пути снижения затрат на работу с документами — рационализации, механизации и автоматизации технологических процессов их изготовления и обработки. [c.6]
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему.документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности. В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации [c.6]
Получение достоверных данных в условиях автоматизированного учета возможно лишь при создании системы контроля, основанной на максимальной автоматизации поиска и выявления ошибочной информации на различных этапах ее обработки. Опыт показывает, что-на предприятиях по поставкам продукции в процессе разработки и эксплуатации АСУ нет единства в подходах к методам контроля. Применяемые методы контроля не всегда обеспечивают высокую степень достоверности информации. В связи с этим целесообразно на основе обобщения передового опыта разработать и внедрить методические рекомендации по созданию систем подготовки и обработки исходных данных с учетом отраслевой специфики. Создание такого документа будет способствовать повышению эффективности систем обработки информации. [c.109]
Высокий уровень автоматизации приводит к тому, что для большинства процессов функции 1 Осуществление безналичных расчетов и части функции 2 Контроль за осуществлением расчетов и отчетность основная часть операций выполняется программными комплексами без участия человека - исполнителя. Такие операции не могут быть и не должны описываться в рамках предложенной методологии, т.к являются частью процессов, единицами обработки которых являются потоки данных, а не отдельные документы. [c.148]
Электронно-вычислительная техника используется в учете в большинстве случаев лишь для механизации наиболее трудоемких процессов учета продукции, расчетов с поставщиками, покупателями, с автотранспортными организациями, расчетов по зарплате и некоторых других. Применение электронно-вычислительных машин для автоматизации учета в системе материально-технического снабжения открывает большие перспективы в организации машинной обработки учетно-плановых работ, а также в изменении функций, выполняемых учетным персоналом. Появляется возможность широко использовать различные технические устройства сбора и регистрации учетной информации, позволяющие механизировать процесс создания первичного бухгалтерского документа и обеспечивающие непосредственное поступление информации с места ее возникновения в память ЭВМ. Изменяется способ передачи на вычислительную установку по каналам связи. ЭВМ используют более прогрессивные и экономичные машинные носители. Так, на смену перфорационным носителям (перфокартам, перфолентам) приходят более экономичные магнитные носители (магнитные ленты, магнитные карты и др.), отличающиеся более плотной записью информации, многократным использованием и большой скоростью ввода информации в ЭВМ. [c.65]
Должностные обязанности. На основе анализа математических моделей и алгоритмов разрабатывает программы, реализующие решение экономических и других задач, разрабатывает технологию, этапы и последовательность решения. Осуществляет выбор языка программирования и перевод на него используемых моделей и алгоритмов. Определяет информацию, подлежащую обработке на ЭВМ, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и выдачи информации, методы ее контроля. Определяет объем и содержание данных текстовых примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных средств. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Проводит камеральную проверку программ на основе логического анализа. Определяет совокупность данных, обеспечивающих решение максимального числа условий, включенных в программу, выполняет работу по ее подготовке к отладке. Проводит отладку и корректировку разработанных программ. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Разрабатывает и внедряет методы автоматизации программирования, типовые и стандартные программы, программирующие программы, трансляторы, входные алгоритмические языки. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих ма- [c.65]
Качественно новый этап в развитии средств составления документов связан с внедрением в практическую деятельность пишущих автоматов (оргавтсматов), предназначенных для автоматизации процессов обработки текстов, а именно составления документов с использованием типовых фрагментов, заполнения форм и таблиц, корректуры текстов, а также для решения некоторых информационно-поисковых задач. [c.177]
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение — комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. В разработке различных проблем архивоведения активно участвуют В. Н. Автократов, Ф. И. Долгих, Н. П. Ерош-кин, А. А. Кузин, А. П. Курантов, М. С. Селезнев, Ж Ф. Сергазин, СО. Шмидт, СВ. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. Оказалось, что ни одна из перечисленных выше научных дисциплин унификацию форм документов не считала своей задачей. В 1966 г такая работа применительно к внешнеторговым и организационно-распорядительным документам была поручена специалистам ВНИИС и двум организациям-соисполнителям. При унификации и стандартизации документов управления были использованы общие методы стандартизации, созданные ведущими учеными в этой области — В. В. Бойцовым, А. В. Гличевым, В. В. Ткаченко, а также математические методы, которые [c.9]
При составлении и обработке документов применяются также пишущие автоматы. Пишущий автомат Оргтекст-2Д представляет собой комплекс устройств, предназначенных для автоматизированной обработки текстов регистрации, воспроизведения, полуавтоматической и программной сортировки, расчетной обработки и корректуры информации, автоматизации процессов составления и редактирования текстовых и табличных документов. [c.46]
Оргавтомаг представляет собой агрегатированный комплекс электронных и электромеханических устройств, предназначенных для автоматизации процессов составления, обработки и изготовления текстовых и табличных документов. Он включает следующие устройства алфавитно-цифровое в во дно-выводное печатающее устройство на базе электрической канцелярской пишущей машины устройство записи информации на носитель (перфоленту, магнитные диски, ленты, карты, запоминающие устройства) устройство воспроизведения информации с носителя устройство управления алфавитно-цифровой экранный терминал. Кроме того, оргавтоматы оснащаются сервисными устройствами укладчиком фальцованной бумаги, устройством для закладки формуляров, клавиатурой для заполнения таблиц и т.д. [c.202]
Углубление формализации документов явилось одним из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных в ЭВМ, так и от способов хранения и обработки введенной информации. На начальных стадиях обработки документной информации на ЭВМ их приспосабливали к удобному переносу данных на машинные носители и называли машинно-ориентированными. При автоматизации ввода данных из документов в ЭВМ они должны обеспечивать быстроту и безошибочность считывания, и такие документы называют машиночитаемыми. Некоторые документы, традиционно содержащие большой объем текстовых данных, различные чертежи и формулы (например, государственные станадрты), с трудом поддаются формализации, требуют больших затрат средств и времени на ее проведение. Поэтому подобные документы порой состоят из двух частей традиционной, выполненной в соответствии с требованиями к документам, изготавли- [c.36]
Система кодирования определяет характеристику минимума первичных данных, накапливаемых в системе ЭВМ, и порядок обработки информации, прежде всего порядок совмещения данных аналитического и синтетического учета, установления связи между ними. Как же строить кодирование хозяйственной операции по принципу счетной формулы (В. II. Подольский) или ввести код хозяйственной операции, по которому корреспонденция счетог. будет определена в ЭВМ на основе классификатора корреспонденции хозяйственных операций (С. И. Волков, Ю. П. Максимов, Н. В. Лапухин). Отражение счетной формулы в процессе кодирования трудоемко, но повышает роль бухгалтера в процессе контроля первичной информации. Создание классификатора хозяйственных операций требует большой и кропотливой подготовительной работы и не может обеспечить перечисление всех возможных вариантов корреспонденции счетов, которые могут возникнуть в процессе хозяйственной деятельности. Поэтому форма бухгалтерского учета на ЭВМ должна предусматривать оба способа кодирования данных. Для массовых хозяйственных операций, данные о которых вводятся в ЭВМ преимущественно при помощи автоматических датчиков, необходимо предусматривать автоматизацию определения корреспонденции счетов. Для хозяйственных операций, которые предварительно оформляются бухгалтерскими документами, система кодирования должна предусматривать определение счетной формулы бухгалтером, проводящим предварительный контроль и обработку таких документов. [c.248]
Следует отметить, что при автоматизации учета материалов предусматриваются совмещение уровней обобщения информации и выдача данных в другой последовательности, определяемой потребностью в них пользователей и возможностью использования запросного и регламентно-запросного режимов решения задач. При этом современные средства обработки данных позволяют одновременно формировать и обобщать данные в синтетическом и аналитическом разрезах на основе первичной информации. Это приводит к возможности выдавать пользователям только необходимую для управления информацию одноцелевого характера. Как отмечалось ранее, вся дополнительная, справочная информация и данные, которые могут понадобиться в процессе регламентного режима, в этом случае представляются по запросам в виде учетных регистров или видеограмм. При этом типовые формы учетных документов необходимо предусматривать как для регламентно вьщаваемых данных, так и для запросного режима. Это определяется тем, что при проверке правильности расчетов и группировке данных, произведенных на ЭВМ, учетному персоналу на любой стадии учетного процесса по требованию в режиме диалог должны представляться расшифровки результатных по- [c.37]
Вышеизложенное свидетельствует, что резервом повышения эффективности экономических систем становится автоматизация интеллектуальных процессов деятельности, главным образом процессов создания и обработки информации. С этой целью была создана автоматизированная информационно-справочная система гипертекстовой структуры (АИСС ГТ1), содержащая в полном объеме тексты нормативных актов, регламентирующих функционирование капитального строительства, - всего более тысячи документов. [c.179]