Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 2. [c.9]
Делопроизводство представляет собой специфический вид труда, связанный с документированием и организацией работы с документами в ходе осуществления функций управления. Поскольку непосредственным предметом управленческого труда служит обработка и преобразование документированной информации, то отсюда легко попять исключительную роль документооборота в обеспечении технологии управления. Можно со всей определенностью сказать, что постановкой делопроизводства в значительной степени определяется темп работы, количество и качество продукции управленческого аппарата. [c.313]
Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций. [c.25]
Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами. [c.248]
Предмет и задачи курса. Курс Управленческая документация предназначен для подготовки и повышения квалификации в учебных заведениях системы Главного управления подготовки кадров ЦСУ СССР. Работники управленческого аппарата занимаются обработкой информации и постоянно имеют дело с документами как ее носителями. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение — предмет их труда. Данный курс знакомит с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами в деятельности учреждения, организации и предприятия. [c.3]
Совершенствование культуры управления позволит увеличить эффективность управления, сделать четкой и слаженной работу управленческого аппарата, повысить трудовую дисциплину. Культура управления во многом характеризуется успехом борьбы за эффективное использование времени руководителя. Особое значение в борьбе за экономию времени должно отводиться совершенствованию работы с документами, на которую расходуется до 30 % времени высококвалифицированных специалистов треста, объединения, главка и министерства. Большую роль в экономии времени управленческого аппарата сыграло внедрение государственных стандартов на управленческую документацию. В этих стандартах предусмотрено что, где и как писать или печатать, как датировать, нумеровать, тиражировать деловые документы. [c.280]
В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране. [c.41]
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений [c.192]
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]
Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. [c.212]
В соответствии с определением ГОСТ 6.10.2—75 бланк документа — носитель информации с его постоянными реквизитами. Использование бланков в аппарате управления учреждений облегчает работу с документами, повышает культуру труда, способствует более быстрому восприятию информации, соответствует эстетическим требованиям, предъявляемым к документам. [c.52]
Все мероприятия по совершенствованию организации труда работников аппарата управления направлены главным образом на рационализацию процесса работы с информацией. Информация в управлении фиксируется в различных видах документов и является основой всей информационной системы. Рационализация работы с документами является важным направлением научной организации управленческого труда. [c.153]
Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами. [c.172]
В.И. Ленин неоднократно подчеркивал важность снижения расходов на содержание аппарата управления, в том числе и за счет упорядочения делопроизводства [4, с. 310 5, с. 421]. Актуальна эта задача и теперь, так как технические операции по подготовке и обработке документов поглощают большую часть рабочего времени сотрудников аппарата управления. В результате сокращается время выполнения творческих операций по принятию управленческих решений, а следовательно, и их качество. Таким образом, уменьшение временных затрат на работу с документами позволит повысить качество управления или сократить расходы на содержание аппарата управления. [c.5]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [c.154]
Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы с документами аппарата управления от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации от степени централизации работ с документами. [c.43]
Должностные обязанности. Осуществляет разработку мер по постоянному совершенствованию систем управления производством на научной основе в целях достижения наибольшей эффективности производства и повышения качества работы. Анализирует состояние и выявляет причины недостатков действующих систем управления и разрабатывает мероприятия по их ликвидации и предупреждению. Изучает показатели работы предприятия (отрасли), действующие методы управления при решении производственных задач и выявляет возможности повышения эффективности управленческого труда, подготавливает рекомендации по использованию научно обоснованных методов комплексного решения задач управления. Участвует в составлении проектов перспективных и годовых планов повышения эффективности производства. Принимает участие в разработке рациональных организационных структур управления производством, трудовых процессов и операций, выполняемых в аппарате управления, мер по совершенствованию систем документооборота и контроля за прохождением документов, применению технических средств управления с необходимыми расчетами экономической эффективности их внедрения. Организует работу по проектированию методов выполнения управленческих работ, составлению положений о структурных подразделениях, должностных инструкций исполнителям, обеспечивает внесение в них необходимых изменений и дополнений в связи с проведением мероприятий по совершенствованию разделения и кооперации труда, порядка выполнения функций управления и т. п. Участвует в работе по упрощению и удешевлению аппарата управления, совершенствованию деятельности функциональных служб, их взаимосвязи, оперативного регулирования хода производства, в подготовке предложений по повышению уровня организации [c.128]
Внедрению средств механизации и автоматизации должны предшествовать совершенствование структуры аппарата управления, в том числе структуры делопроизводственной службы, совершенствование документации, рациональная организация технологического процесса работы с документами. Только при этих условиях механизация и автоматизация эффективны. [c.203]
Разделение файлов. ЛВС позволяет многим пользователям одновременно работать с одним файлом, хранящимся на центральном файл-сервере. Например, в аппарате управления несколько сотрудников могут одновременно использовать одни и те же руководящие документы. [c.380]
Огромная созидательная работа советского общества, решение сложных и многообразных политических, социально-экономических, культурно-воспитательных задач предъявляют высокие требования к управлению. Коммунистическая партия нацеливает работников управленческого аппарата на улучшение организационной структуры управления и методов работы. Совершенствование аппарата управления, форм и методов его влияния на решение экономических и социальных задач неразрывно связано с улучшением работы с документами. Наше время характеризуется колоссальным объемом информации и не меньшей потребностью в ее глубоком систематическом анализе, в научной обоснованности выводов и практических рекомендаций 1. [c.4]
Большое значение В. И. Ленин придавал организации и технике управленческого труда, требуя продуманной и оперативной работы с документами. Он видел в этом одно из важнейших средств совершенствования работы советского хозяйственного и государственного аппарата. Обращаясь к работникам советских учреждений, В. И. Ленин писал, что машина советской администрации должна работать аккуратно, четко, быстро. От ее расхлябанности не только страдают интересы частных лиц, но и все дело управления принимает характер мнимый, призрачный 2. [c.5]
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ — самостоятельное структурное подразделение аппарата управления, подчиняющееся непосредственно первому руководителю организации (директору, генеральному директору, президенту и т.п.). Главные задачи Ю.о. — обеспечить соблюдение законности во всех сферах деятельности организации, защиту его правовых интересов, защиту прав его работников, распространение правовых знаний среди членов трудового коллектива. В состав Ю.о. могут входить подразделения (группы, бюро), специализирующиеся на вопросах финансового, гражданского, трудового, адм. права. Работники Ю.о. разрабатывают или принимают участие в разработке документов правового характера, осуществляют методическое руководство правовой работой в организации и оказывают правовую помощь ее структурным подразделениям при разработке нормативно-организационных документов (Положений о подразделениях, Должностных инструкций, Правил внутреннего трудового распорядка и др.), визируя их участвуют в работе по заключению договоров с поставщиками, потребителями, клиентами, готовят заключения об их юридической обоснованности готовят обоснованные ответы при отклонении претензий совместно с др. подразделениями подготавливают материалы о хищениях, недостачах, о поставках некачественной нестандартной продукции для передачи их в арбитраж, следственные и судебные органы оформляют документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности и т.д. Особой сферой Ю.о. является кон- [c.447]
Техническое обеспечение и механизация труда. Ежегодно в сфере управления обращаются миллиарды организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними требуется многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников. [c.176]
Территориальные управления отличаются не только наборами объектов, но и сложившимися традициями, составом и формами представления оперативных данных. Структура аппарата управления территориальных управлений и распределение обязанностей между отдельными работниками также различны. Конкретным людям с разным опытом работы, интуицией, памятью, способностью брать на себя ответственность за принимаемые решения могут понадобиться различные наборы показателей и более удобными могут оказаться разные формы представления данных. И хотя состав показателей и их формы отражают общую концепцию, направленную на повышение надежности функционирования системы нефтеснабжения, трудно отдать предпочтение какому-либо виду формирования некоторых показателей и конкретных форм оперативных документов, поскольку оценка степени полноты представления оперативной картины, степени наглядности форм, сила отдельных ассоциативных связей в значительной мере субъективны. [c.182]
Опыт таких обследований показал, что они связаны не только со значительными затратами труда и времени, плохой согласованностью результатов обследования, получаемых разными исследователями (одни обследуют с точностью до структурных подразделений, другие — до функций и документов, третьи — до реквизитов и т.д.), но что особенно плохо — отражают мнение работников аппарата управления данной системы, т.е. заинтересованных лиц. Согласно теории формирования иерархических структур выделенные в структуре ветви имеют тенденцию самосохранения, т.е. при создании новых подразделений (или отдельных должностей) в оргструктуре они будут стремиться найти себе работу, повысить значимость своих функций, будут разрабатывать новые картотеки, архивы, формы документов, удобные для их деятельности. При этом расширение функций при локальном их рассмотрении кажется вполне обоснованным, но не обязательно необходимым для системы в целом для достижения конечных результатов производственно-хозяй-ственной деятельности организации. [c.169]
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о ( об ) и формируется при помощи отглагольных существительных (например О назначении... . Об утверждении... , О введении,.. , О создании... ) или существительных, указывающих на предмет (например, Об итогах... . О мерах... ) Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе не новый режим (работы) — созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии . [c.68]
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. [c.196]
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение . [c.6]
С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документа-ционного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией) документирование решения (создание распорядительного документа) контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. [c.220]
Стандартизация — это способ целенаправленного воздействия на СУ для достижения взаимодействия как внутри самой СУ, так и взаимодействие ее с системой производства. Стандартизация — это одно из направлений организационно-распорядительных методов управления. Фактически работа всех крупных ученых в области управления, экономики и других наук была направлена на создание стандартов в виде рекомендаций, принципов, законов и закономерностей. Стандарт закрепил понятийный аппарат в системе управления организацией и определил перечень документов, необходимых для профессиональной управленческой деятельности, в том числе [c.266]
Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработ- ки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. [c.220]
ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. К основным целям ГСДОУ относятся О совершенствование работы аппарата управления О упорядочение документооборота и повышение качества документов О сокращение количества документов О построение информационно-поисковых систем [c.47]
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию .1 По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров2. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников. [c.19]
Постоянное расширение деятельности по упорядочению и совершенствованию документации требует постановки ее на научную основу. Известные ученые, работающие в области управления, А. Г. Аганбегян, В. Г. Афанасьев, Д. М. Гвишиани, В. М. Глушков, Н. П. Федоренко и другие создали теоретическую основу и внесли свой вклад и в совершенствование документов. Ими дана оценка сложившейся экономической информации, разработаны основные требования к ее содержанию, предложены методы изучения состава и движения документации в аппарате управления в условиях традиционной и механизированной работы с документами, рекомендации по упорядочению документопотоков в условиях АСУ. [c.8]
В. И. Ленин придавал важное значение проблемам делопроизводства, рациональной работе с документами — одному из решающих условий совершенствования деятельности управленческого аппарата. Машина советской администрации,— писал он,— должна работать аккуратно, четко, быстро. От ее расхлябанности не только стра дают интересы частных лиц, но и все дело управления принимает характер мнимый, призрачный. [c.5]
Основные положения ЕГСД применяются в работе с организационно-распорядительной документацией, создаваемой во всех звеньях органов государственного управления, в деятельности аппарата управления высших и местных органов государственной власти, суда и прокуратуры, на предприятиях и учреждениях, общественных организаций. Основные положения ЕГСД могут применяться также в случаях, касающихся общих принципов организации работы с документами и подготовки материала к сдаче в архив. [c.15]
Комплексность имеет большое значение и при стандартизации формуляров-образцов управленческих документов, а поэтому рассмотрим возможности ее развития. Для изготовления документов наиболее широко применяются пишущие машины, ежегодная заявка на которые превысила 0,5 млн. единиц, а также пишущие автоматы. Параметры пишущих машин и автоматов, производимых в СССР и получаемых из стран—членов СЭВ, соответствуют требованиям ГОСТа 8274—78 [34]. Форматы бумаги, применяемой в аппарате управления, регламентированные ГОСТом 9327—60 [35], с этими требованиями увязаны не полностью - неиспользуемая часть печатной строки составляет для разных машин от 13 до 48%. Недостаточно полное соответствие возможных длин печатаемых строк и размеров стандартных форматов бумаги приводит либо к затруднениям при работе на пишущих машинах, либо к неоправданному завышению необходимой длины бумагоопорного вала, следовательно, веса и цены пишущих машин. [c.49]
Чтобы установить взаимопонимание между специалистами, работающими в САПР, и работниками аппарата управления НТО, целесообразно включать в состав эксплуатационных комплект документов по управлению функционированием САПР (планированию, учету, контролю, анализу, оперативному управлению и диспетчированию). Они должны содержать показатели, необходимые для управления САПР (показатели основных фондов и оборотных средств, нормативы трудоемкости и нормы времени на выполнение операций и работ, показатели качества функционирования САПР и использования КСАП). Если при создании САПР предусмотрена взаимосвязь с АСУР (АС управления разработками), то инструкции по ее осуществлению должны найти отражение в руководстве оператору и в комплекте документов методического обеспечения. [c.46]