Рабочие группы, команды по решению задач и самоуправляемые рабочие команды [c.180]
Группы вспомогательного персонала следует заменить проектными командами по решению задач, призванными решать конкретные дискретные задачи. Структура такой команды более эффективна при решении многих вопросов, которые в прошлом были уделом специальных подразделений и экспертов среднего звена руководства. Подумайте, к примеру, каким образом можно реорганизовать большой производственный отдел. Прежде всего, любой проект должен управляться руководителем среднего звена из отдела кадров. Им должна быть сформирована группа, состоящая из менеджеров, рядового персонала и технических экспертов. В некоторых удачных случаях в группу разработчиков проекта включается представитель отдела, который, собственно, и будет являться пользователем результатов проекта. В большинстве случаев этих представителей информируют уже по факту , когда проект исполнен. В развитой организации будущего такая команда будет управляться и укомплектовываться сотрудниками из числа непосредственных пользователей результатов проекта. Экспертная оценка и техническая поддержка осуществляются одним или двумя сотрудниками из отдела кадров. [c.181]
Существенное отличие заключается в том, что в прошлом задачи вспомогательных групп определялись слишком широко и допускали различные корректировки, в то время как в будущем задачи команд по решению задач будут детально определены и исключат возможности каких бы то ни было изменений. Пользователи будут вовлечены в процесс с самого [c.181]
Команды по решению задач и самоуправляемые рабочие команды мы рассмотрим детально в главах 14 и 15. [c.185]
Процесс принятия решений командами по решению задач [c.260]
Команды по решению задач — это такие коллективы, которые создаются для решения локальных особых задач. Примером здесь могут послужить команды, ответственные за сбор информации и разработку спецификации новой компьютерной системы или определение того, какие изменения должны быть внесены в производственные операции, выполняемые вручную. По своей природе команды по решению задач носят многопрофильный характер, и зачастую они укомплектовываются сотрудниками, стоящими примерно на одной иерархической ступени. По этим причинам следует понимать, что процесс принятия решений делится между несколькими людьми. [c.260]
Ответственный за укомплектование команды по решению задач должен проделать следующее. [c.260]
Если ваша организация уже имеет опыт работы с командами по решению задач, кружками качества и рабочими группами и этот опыт предполагал принятие решений консенсусом, тогда переход на новые методы работы может травмировать, чтобы не сказать больше, некоторых ваших сотрудников. Этот переход вызывает особенно много затруднений в том случае, если члены команды занимают примерно равное положение в организации и один из них назначается лицом, ответственным за принятие решений. Этот процесс протекает болезненнее, если лидер группы, отвечающий за принятие решений, занимает более низкую ступень в организационной иерархии, чем другие члены команды, и последние проявляют стремление взять над ним верх. Но обозначенная ситуация — не что-то из ряда вон выходящее, методология создания команд по решению задач допускает назначение на пост лидера сотрудника, занимающего более низкое положение в организационной иерархии. В любом случае в основу составления команды заложен учет компетентности, опыта и талантов сотрудника следует распознавать, какой вклад он может внести в достижение командной цели, а не оглядываться на занимаемую им ступень служебной лестницы. Правда, признаю, что составление команды по решению задач с подчиненным во главе в реальном деловом мире может отторгаться. Попробуйте, может получиться что-то занятное. [c.261]
Единственное отличие между командой по решению задач и комитетом заключается в том, что команда организуется для выполнения ограниченных и разовых задач, а комитет — это постоянная рабочая группа, решающая долгосрочные задачи и устраняющая заурядные повседневные затруднения. Такие группы, в частности, контролируют качество продукта или услуги, обеспечивают техническую поддержку, разрабатывают процедурные инструкции, а также занимаются аудитом, усовершенствованием методов административной работы и обеспечением техники безопасности на рабочих местах. [c.263]
Процессы же принятия решения не сильно отличаются от таковых, характерных для команд по решению задач. Участие во многих комитетах основано на принципе ротации, когда один человек состоит в комитете, скажем, на протяжении по- [c.263]
Теперь вспомните, какой комитет или команда по решению задач в вашей организации испытывает постоянные затруднения и редко достигает намеченных целей. Вам следует особенно внимательно отнестись к совместной работе с одной из недавно созданных специальных рабочих групп, которая появилась в результате последних структурных изменений. Вполне вероятно, что основная причина их постоянных затруднений заключается в отсутствии лица, наделенного необходимыми полномочиями по принятию решений, затронутых в этой главе.9 [c.264]
Распространите опыт, полученный в ходе работы с какой-либо одной группой, на всю организацию начиная от рабочих групп, команд по решению задач и рабочих комитетов и заканчивая верхним уровнем управления и исполнительным комитетом. Заметьте, вы испытываете недостаток в эффективных решениях не потому, что не желаете их принимать (это отдельная проблема), а потому, что не все еще в вашей организации ясно представляют — кто отвечает за принятие решений, и потому, что не все решения оказываются популярными. Коммерческой организацией невозможно управлять на основании решений, принятых консенсусом. Поэтому вам следует всегда помнить парадокс наладчика и пристально следить за процедурой принятия решений в вашей организации. [c.267]
В таком собрании участвуют работники с разными способностями и опытом для обсуждения конкретной фазы проекта возникшей проблемы, изменения методики или процессов, оценки предложения, например по новой вычислительной технике, ассортименту или зданию. Это, скорее, рабочее совещание, чем обмен информацией. Например, если проект предусматривал отход от процессов ручного труда, члены команды должны собраться и разработать порядок переходных действий. Собрания секций — это обычная составляющая работы команды по решению задачи.4 В категорию таких собраний входят также мозговой штурм и другие собрания по выработке возможных решений существующих проблем. [c.310]
Выделите одно из структурных подразделений, которое тратит на собрания очень много времени. Создайте из работников данной структуры команду по решению задачи. Введите практику эффективного использования собраний, основанную на материалах данной главы. Обяжите созданную команду использовать такую практику. Потребуйте от менеджеров оценивать стоимость времени собрания с тем же усердием, что и другие ресурсы. Через три месяца оцените результаты. Поставьте задачу сократить общие затраты на собрания в два раза. Помните, что вас волнует не время, расходуемое на собрания отдельным работником, а общая стоимость времени, проводимого всеми работниками на собраниях. Через следующие три месяца сообщите результаты этой работы всем сотрудникам организации. [c.318]
Команды по решению задач будут рассмотрены в главе 14. [c.318]
КОМАНДА ПО РЕШЕНИЮ ЗАДАЧ НЕ ПРОСТО ЕШЕ ОДНО КРАСИВОЕ НАЗВАНИЕ [c.319]
Команда по решению задач — группа работников, подобран- ых для реализации специального проекта или разрешения выявленной проблемы. Особенностью команды этого типа является такое сочетание дисциплины, талантов и опыта, которое трудно найти в других структурах организации. [c.320]
Зачем нужны команды по решению задач [c.320]
Значение таких команд базируется на предпосылках, что организационные требования меняются наблюдается переход в сторону сокращения производственного цикла, увеличения числа товарных линий, роста разновидностей товара в рамках товарных линий, более глубокой специализации услуг и сокращения времени реакции на потребности клиентов. При этом работникам всех структур организации требуется различного рода поддержка. Возможности любого вида деятельности будут сокращаться, разные виды работ будут все больше переходить в категорию уникальных, одноразовых или специализированных. В этой ситуации идеальным вариантом являются команды по решению задач. [c.320]
Вы можете направлять все необходимые действия. Создается команда по решению задачи. Под вашим управлением и при руководстве лидера команды можно достигнуть того же результата. Для контроля ее работы вы планируете частые, очень короткие собрания, даете рекомендации, оцениваете результаты и усилия команды по выполнению идентифицированных вами потребностей. Вы содействуете — вы направляете все действия. [c.321]
Команды по решению задач полезны в различных ситуациях. Их задачей может быть минимальное изменение метода или процесса, требующее совместной работы трех человек по- [c.321]
Однако, как и в применении других инструментов менеджмента, если функции и рамки деятельности команды по решению задач не осознаются полностью, ее работа будет неэффективной. Эти требования аналогичны требованиям к собраниям если процессом управлять неправильно, ресурсы расходуются напрасно. Для успеха необходимо установление практики, адекватной специфической ситуации, и строгого соответствия такой практики контексту работы. [c.322]
Требования к команде по решению задач [c.322]
Одной из сложностей эффективного управления ресурсами в какой-либо области деятельности или организационном подразделении является выравнивание объемов работ — обеспечение эффективного использования рабочего времени персонала в долгосрочном периоде. Рассмотрим бухгалтерский учет или техническое обслуживание эти сферы аккумулируют множество разнообразных направлений. Для выполнения задач всего подразделения необходимы разные специальности, но все они требуются в разное время и в разной степени. Необходимо одновременно обеспечивать высокий стандарт качества обслуживания потребителей и надлежащее управление затратами. Привлекательность команд по решению задач в том, что они дают возможность задействовать все необходимые ресурсы и прекратить их использование, когда отпадает необходимость. [c.322]
Позднее, когда организация поработает с командами по решению задач, на эту должность можно будет назначать работников с меньшим опытом работы, общения и руководства. Фактически это еще один потенциальный способ подготовки кадров. [c.324]
Глава 14 Команда по решению задач 325 [c.325]
Иногда команда не может осуществить необходимое действие, так как ее работа выявила более серьезную или глубокую проблему. Это происходит, когда изначально цель определялась исходя из симптомов проблемы, а не ее подлинных причин. В такой ситуации инициатор обязан оценить выявленную проблему и переопределить цели и задачи команды. Это обычный элемент управления командой по решению задач, который следует предвидеть. [c.328]
Работая менеджером, вы, несомненно, соприкасались с командами по решению задач, хотя они могли называться по-другому. Вы могли давать задания индивидуальным работникам или командам, работающим над компьютерными программами, разрабатывающим системы, осуществляющим текущее техническое обслуживание, инженерные или другие проекты. Управление ими мало отличается от управления командами мы всегда относим управление этими процессами к управлению проектами. Не имеет значения, создана ли команда для решения одной задачи, например для переезда в новое здание, или ее члены постоянно работают вместе, как в инженерных или дизайнерских группах. Все представленные здесь основы для команд по решению задач применимы для проектного управления. [c.330]
Вы столкнетесь и с другой дилеммой. Члены команд по решению задач должны обладать техническими знаниями и разбираться в специфике тех элементов процесса, которые будут их вкладом в общую работу. Согласно теории ролей в команде, вы должны также подбирать работников на основе их потенциальной роли в обеспечении успешных результатов работы команды. Если вы сможете каждый раз при подборе команды удовлетворить и те, и другие требования, то вы настоящий счастливчик. [c.331]
Определите относительно разрозненные, простые и небольшие проблемы для передачи команде по решению задач в качестве опытной программы. Выберите задание, которое требует участия не более трех специалистов, месяца работы и относительно небольшой загрузки команды. Инициируйте создание команды. Убедитесь, что процесс ее работы полностью соответствует требованиям, рассмотренным в настоящей главе что ее лидер, участники и вы, как инициатор, выполняют все предложенные здесь рекомендации. При успешном решении задачи сравните результаты с результатами прошлых проектов. [c.333]
В контексте данной главы мы не будем останавливаться на командах по решению задач, предназначенных для решения отдельно взятого проекта, проведения изменения или совершенствования процесса не будем мы также обсуждать управленческие команды, определяемые как команды менеджеров, берущие на себя работу, ранее выполняемую одним менеджером. [c.336]
Требования к организационной структуре и функционированию самоуправляемых рабочих команд отличаются от требований к командам по решению задач, или проектным. Самоуправляемые команды требуют комплектации работниками с дополнительными навыками и опытом, которые необходимы для достижения особой, четко определенной по срокам цели. Здесь требуется группа работников, способных тесно сотрудничать друг с другом и обладающих сочетанием одинаковых [c.338]
В главе 14 мы кратко рассмотрели роли членов команды как движущих сил команды по решению задач.6 Я высказал свое мнение, что специальные навыки и опыт каждого работника важнее той личной роли, которую он может играть в команде. Однако в отношении рабочих команд, где несколько работников обладают аналогичными техническими навыками и опытом и продолжительное время работают бок о бок, производя продукцию или предоставляя услуги, вполне уместно учитывать роли членов команды. [c.348]
Заявки могут подавать работники любого уровня организации, но большинство предложений будет поступать от персонала и супервайзеров. Для обеспечения эффективных коммуникаций с этими группами должны использоваться открытые презентации, прохождение информации по организационным подразделениям и публикации. Другие группы имеют в своем распоряжении много инструментов, таких как наделение полномочиями на постановку формальных задач, делегирование полномочий на управленческие действия и инициирование создания команд по решению задач. [c.528]
Практическая реализация системы тактических действий должна строиться на принципах эффективного управления командами по решению задач и эффективного управления проектами. Должны быть четко установлены задания, запланированы обоснованные сроки и приняты реальные обязательства. [c.529]
Теперь вместе с руководителем команды по решению задач вам предстоит выработать обширный график проекта, намечающий основные вехи достижения первоочередной цели, а также другие графики, которые распишут выполнение дополнительных проектов, призванных обеспечить ее достижение. Используйте любую схему руководства проектом, которая, по вашему мнению, больше подходит для данной деятельности. В разработанных вами графиках не должно содержаться контрольных интервалов, превышающих одну неделю. [c.573]
Следующим шагом будет укомплектование вспомогательных команд по решению задач, отвечающих за выполнение проекта в полном соответствии с требованиями, изложенными нами в главе 14. В плане затрат времени было бы вполне удобно и эффективно распределить ответственность за отдельные вспомогательные рабочие команды между членами группы по разработке генерального плана. [c.574]
Ваша роль в проекте очень существенна. Эффективное управление командами по решению задач потребует от вас контроля результатов проделанной работы, но это не займет много времени. Из постановки задач второго порядка, определения контрольных интервалов, отдельных контрольных точек, этапов разработки проекта, средств оценки достигнутых результатов и техники измерения достигнутых результатов нужно сконструировать процесс, организованный по всей форме, и тогда вы быстро и легко сможете выявлять отклонения от графика. В то же время вы должны быть готовы к своевременному определению того, насколько стадии проекта соответствуют графику, в какой степени процесс контролируется, чтобы не уделять этим вопросам слишком много времени. Безотлагательная реакция, если потребуется реализовать управляющее воздействие или внести частичные изменения в процесс, сослужит хорошую службу в деле эффективного и продуктивного использования времени каждого задействованного лица. [c.576]
Со своими новыми ролями нужно освоиться всем менеджерам. Они должны быть готовы проявить быструю реакцию на изменившуюся ситуацию в подведомственной единице, если, к примеру, им придется отлучиться на совещание команды по решению задач, а за время их отсутствия подчиненные получат какую-либо информацию из другого источника. [c.584]
Команды по решению задач очень часто называют проектными командами. Поскольку любая дискретная задача может рассматриваться как отдельный проект, второе название вполне обоснованно. — Прим. науч. ред. [c.260]
Успеху работы команды могут помешать несколько обстоятельств, которые не только повредят конкретному проекту, но могут подорвать имидж команды по решению задачи как хорошего инструмента управления. Они не совсем вписываются в рассмотренные выше вопросы и редко рассматриваются в сколько-нибудь значительных источниках по проблемам управления6 [c.331]